En lønbogbog indeholder oplysninger om løn udbetalt til medarbejderne. Oplysningerne er ofte for en enkelt regnskabsperiode. Virksomheder skal oprette en særlig generel hovedbog for lønoplysninger. Et andet navn til denne storbog kan være en lønliste journal. Journalen kan indeholde mere information end en traditionel hovedbog. Hver konto indeholder oplysninger om lønninger, ydelser, lønningsafgifter og andre oplysninger. Virksomhederne har typisk brug for at oprette omkostninger og ansvarskonti.
Opret lønnskontrolkonti. Disse er hovedregnskaber på hovedniveau, der styrer hver konto under den. Et kontrollerende kontonummer kan være 200500 for gæld og 600500 for udgifter.
Brug forskellige kontonumre til lønninger. Lønregnskaber skal indeholde oplysninger for medarbejdere, der betales hver time. Lønregnskaber skal være specifikt for faste lønomkostninger. Kontonummer skal starte ved 200501 og 600501 (gæld og udgifter), fortsætter på denne måde for hver konto, der er brug for.
Anfør hver lønliste skat separat på hovedbogen. Lønningsskatter omfatter føderale, statslige, sociale sikringsordninger, Medicare og arbejdsløshed. Opret en udgiftskonto for arbejdsgiverdelen og en tilsvarende gælds konto for hver skat.
Optag lønningsposter på periodiseringsbasis. For eksempel forberede lønningsliste i slutningen af hver to uger lønning periode. Indsend oplysningerne i de tilsvarende udgifter og betales konti.
Begræns lønbogholderi adgang til ledende revisorer. Disse personer bør være de eneste, der har adgang til storboksen for at foretage ændringer.
