Både forretningsbrev og rapporter har vigtige men særprægede roller inden for virksomhedskommunikation. Virksomhedsbreve kan for eksempel bekræfte en aftale eller afvise en anmodning, mens en virksomhedsrapport kan optage alt fra en forretningsrejse til et selskabsmøde.
Fungere
Erhvervsbreve kommunikerer ofte positive eller negative nyheder og andre forretningsmæssige spørgsmål til et publikum uden for et firma eller en organisation, mens forretningsrapporter normalt giver detaljerede faktuelle oplysninger til en række målgrupper.
typer
Primære typer forretningsbrev inkluderer anerkendelse, justering, indsamling, klage, forespørgsel, afslag og salgsbrev. De vigtigste forretningsrapporter er fremskridt og aktivitetsrapporter, gennemførlighedsrapporter, undersøgelsesrapporter og hændelsesrapporter.
elementer
Erhvervsbreve har syv primære elementer, såsom hilsen og lukningen, plus mange yderligere funktioner. Fælles elementer for virksomhedsrapporter omfatter titelsiden, indholdsfortegnelsen, abstrakt, bilag og bibliografi.
Formater
Både forretningsbrev og rapporter følger som regel højt strukturerede formater. Erhvervsbreve er sjældent mere end en eller to sider i længden, mens forretningsrapporter kan strække sig fra nogle få sider til et par hundrede.
Overvejelser
Effektive forretningsbreve og forretningsrapporter er dem, der tydeligt og overbevisende kommunikerer forfatterens formål, samt overholder de accepterede standarder for det medium af erhvervskommunikation.
