Investorer køber rutinemæssigt aktier i børsnoterede selskaber. Disse investorer betragtes som aktionærer eller aktionærer, og deres aktier betyder en del ejerskab af selskabet. Som et resultat af deres ejerskab får aktionærerne flere beføjelser, herunder evnen til at vælge en bestyrelse. De deltager i disse aktiviteter under årlige generalforsamlinger. Mange underskriver proxyformularer, som giver dem mulighed for at stemme om virksomhedsspørgsmål uden at være til stede. Formularerne tillader tredjepart at stemme på deres vegne.
Procedure for afstemning
Ifølge US Securities and Exchange Commission tilbyder virksomhederne aktionærer fire måder at afgive stemme på. Aktionærer kan personligt deltage i det årlige generalforsamlingsvalg. Forud for dette møde modtager aktionærer dokumenter, der angiver afstemningsprocedurerne, mødeoplysningerne og et proxykort. Aktionærerne kan også stemme via post ved at udfylde proxy-kortet, der noterer det emne, der skal afstemt. Et proxykort adskiller sig fra en proxyformular: kortet er den egentlige afstemning, og formularen er en tilladelse til en tredjeparts vælgeren. Derudover kan virksomheder tillade aktionærer at stemme via telefon eller internet.
Proxy formular sprog
Selv om proxyformularens sprog vil variere, kræver typiske tilladelsesformularer, at aktionærerne identificerer sig, det selskab, hvori de ejer aktier, tredjeparts proxyvelger som aktionærens agent, mødet hvor fuldmagten vil stemme og en bekræftelse på, at tidligere fuldmagter erstattes. Aktionærer skal date og underskrive formularen. Proxy vælgerne er forpligtet til at stemme efter aktionærens anvisninger.
Tilladelse af fuldmagten
Efter at have identificeret en proxyvælger og udfyldt bevillingsformularen, kan aktionærerne fremsende dokumentet til selskabets kontor. Alternativt tillader nogle selskaber at fuldmægtige selv præsenterer formularen på det relevante årlige generalforsamlingsmøde. Fuldmagter kan stemme, når tilladelsen er indgivet, enten før eller under det relevante generalforsamlings møde.
Tilbagekaldelse af fuldmagt
Generelt er aktionærer ikke bundet af tidligere indgivne proxyformularer, hvis de ønsker at tilbagekalde tilladelsen. Selvom de specifikke regler varierer med hvert selskab, når fuldmagtsblanket er underskrevet og indsendt, skal aktionærerne følge en særskilt procedure for at tilbagekalde tilladelsen. Generelt skal aktionærer i posten sende et brev, der identificerer fuldmagten, sammen med en anmodning om at fjerne vælgerens tilladelse. Men aktionærerne skal give tilladelse til en ny fuldmægtig, hvis de har til hensigt at afgive stemme på et møde, at de ikke fysisk vil deltage.
Proxy formularer og mæglere
Aktionærer, der køber aktier gennem mæglerforhandlere, stemmer ikke direkte med selskabet og behøver derfor ikke altid at underskrive fysiske proxyformer. Mæglerhandlerne fungerer som fuldmægtige og afgiver stemmer på aktionærens vegne. Disse aktionærer kan stemme på mødet ved enten at blive en registreret ejer eller ved at anmode om, at mægleren udbyder fuldmagt til aktionæren. Aktionærer bliver registrerede ejere ved at anmode om de fysiske aktier, typisk for et gebyr. Aktionærer kan afgive direkte stemmer ved fysisk at optræde på det årlige generalforsamling.
