Som det er tilfældet med enhver struktureret organisation, skal du oprette regler for protokollen. Protokol er et sæt retningslinjer for kommandokæden for, hvordan forskellige medlemmer af en organisation skal kommunikere med hinanden. Etablere og administrere de forskellige kommunikationslinjer inden for en forretning tidligt, så alle medarbejdere og ledere forstår hvem de skal kontakte.
Ejer til Manager
Kommunikationslinjerne skal forblive åbne mellem virksomhedsejere og ledelse. Det er sjældent, at en ejer taler direkte med medarbejdere eller andre kontakter i virksomheden, som en forretningsorden, når han har ledere til at gøre dette danner ham. Selskabets ejer giver vejledning til, hvordan man styrer virksomheden såvel som opdateringer og nyheder, som han ønsker at give medarbejdere gennem ledere.
Manager til medarbejder
Kommunikationslinjerne mellem ledere og medarbejdere er afgørende for den daglige drift af virksomheden. Ledere skal delegere specifikke opgaver til arbejdstagere og besvare spørgsmål om arbejdsprojekter. En leder kommunikerer normalt gennem regelmæssige møder med hele sin afdeling. Hun kan også planlægge årlige medarbejderbedømmelsessessioner med individuelle arbejdere for at diskutere ydeevne og produktivitet. Forholdet mellem en leder og en medarbejder kræver gensidig kommunikation - hvis en medarbejder har spørgsmål, skal han bede sin direkte leder eller tilsynsførende om at respektere kommandokæden.
Medarbejder eller Manager til Business Contacts
En ejer måtte muligvis også etablere kommunikationsregler for sine medarbejdere eller ledere og udenfor forretningskontakter. For eksempel kan medarbejdere i et fremstillingsfirma være nødt til at kommunikere direkte med repræsentanter for virksomheder, der leverer råmaterialer til at afgive ordrer eller anmode om oplysninger. En investor vil måske gerne tale med virksomhedens ledelse. Som venturekapitalist Brad Feld siger: "Det er svært nok at få en forretning op og køre; at have tvunget hindringer for kommunikation mellem nøgle ledere og indflydelse i virksomheden gør det kun vanskeligere. "Samtidig kan det være forvirring, hvis ejeren eller lederen tillader alt for mange individuelle medarbejdere at kontakte en ekstern kontakt. Af denne grund overdrager ledere specifikke medarbejdere, såsom købsmedarbejdere eller forretningsmæssige kontakter, til at kommunikere med eksterne forretningskontakter.
Kommunikation med kunderne
Muligvis er den vigtigste kommunikationslinje i en virksomhed mellem medarbejderne i en virksomhed og dens kunder. Det er ikke ualmindeligt, at en hvilken som helst medarbejder, herunder virksomhedsejeren, har direkte kontakt med en kunde. I visse tilfælde er visse ansatte dog ikke autoriserede til at tale med kunder eller kunder af samme grund, at de ikke kan tale med tjenesteudbydere og forretningskontakter - risikoen for forveksling.
