Det "papirløse kontor" kan aldrig blive 100 procent realiseret. På trods af kraftig computerbrug kræver næsten alle virksomheder stadig nogle papirdokumenter. Dette er en udfordring, når computerafhængige virksomheder skal interface med data fra papirbaserede formularer. "Konvertering" af fysiske data til virtuelle systemer kan opnås ved manuel dataindtastning, dokumentafbildning og optisk genkendelse.
Elementer du skal bruge
-
Papirdokumenter
-
Budget for udstyr og personale
Definer dine forretningsmål og behov. Bestem om du er ved at indhente kundebetalinger, behandle applikationer eller arkivere interne dokumenter. Find ud af, om du skal gemme faktiske billeder af dokumenterne til elektronisk lagring, eller du skal blot indføje de papirbaserede data i en computer database. At foretage disse bestemmelser vil hjælpe dig med at beslutte, hvilket databehandlingssystem der passer bedst til dine behov.
Forskning virksomhedens software løsninger. Bed om software- og sælgerreferencer fra virksomheder, der gør lignende datafangst til, hvad du har til hensigt at gøre. Spørg om du kan besøge arbejdspladser, der laver den form for papir-til-elektronisk konvertering, du har til hensigt at gøre. Den bedste måde at vælge et system på er at se det i aktion. Hvis du kun indfanger et lille antal data fra formularer, kan du komme væk med en person, der indtaster data i et Excel-regneark. Men i moderne forretning er det nok ikke tilfældet. Du skal sandsynligvis finde et software system, og måske endda ny hardware, hvis dokument / billedoptagelse er en del af din plan.
Sammenlign de software løsninger, du har undersøgt, og vælg en. Kontakt sælger eller software distributør for at starte processen med at købe systemet og have det installeret. Det første skridt, generelt kendt som en "opdagelse", er, når sælgeren rejser til dit websted for at bestemme dine nøjagtige behov og den bedste løsning for dem.
Bliv forlovet med sælgeren under opdagelsen og hele installationen. Stil mange spørgsmål og tag ejerskab af projektet; opmuntre alle medarbejdere, der skal udføre dokumentindsamling og dataindtastning for at gøre det samme.
Test systemet helt. Hvis der er fejl eller mangler i løsningen, er det bedst at finde dem, mens sælgeren er på stedet. Dette vil gøre fejlfinding og opløsning meget hurtigere.
Tips
-
Arbejd med en velrenommeret leverandør, og prøv at anmode om tilbagemelding fra en af sælgerens tidligere kunder.
