Et udgangssamtale udfører to formål i en organisation; Det kan være en nyttig måde at indsamle information fra afgangsmedarbejdere, og det vil bidrage til at sikre, at medarbejderne overgiver virksomhedens udstyr. For at være sikker på, vil nogle spændende medarbejdere skynde sig igennem interviewet, ivrige efter at komme videre til deres nye job og tilbageholdende med at brænde broer med en tidligere arbejdsgiver. Andre vil imidlertid give ærlig feedback, som en arbejdsgiver kan bruge til at tiltrække nyt talent og bevare værdsatte arbejdere.
Ejendom Checkliste
Ligesom enhver tjekliste hjælper en afslutningsinterview-tjekliste en manager med at huske at dække centrale emner, som f.eks. Returejendomme, der tilhører arbejdsgiveren. Selskabspolitikken skal diktere, at en leder bruger en checkliste for at bekræfte, at en afgangspersonale har returneret elementer som en medarbejderens identifikationsmærke, laptop, mobiltelefon, smartphone, firma kreditkort, salgsprover, filer og andre bærbare fysiske elementer, som medarbejder rutinemæssigt brugt ud af virksomhedens lokaler.
Interviewindhold
Udgangsspørgsmål skal være åbne for at fremme ærlig feedback i medarbejderens egne ord. Mange virksomheder sender en liste over interviewspørgsmål i skriftlig form til medarbejderen et par dage før hendes afrejsedato, hvor hun beder om at udfylde formularen og bringe den til afgangsmødet for at lette interviewprocessen. Prøveproblemer kan spørge, hvad medarbejderens mål og forventninger var, da hun blev medlem af virksomheden, og om hendes beskæftigelse nåede disse forventninger; hvilke aspekter af jobbet medarbejderen fandt mest tilfredsstillende hvilke ændringer arbejdsgiveren kunne have gjort, der ville have gjort medarbejderen til at blive på jobbet; hvilken medarbejder fordele medarbejderen fundet mest værdifulde, eller hvorfor medarbejderen besluttede at forlade.
Elektronisk Interview
Nogle virksomheder udfører afgangssamtalen elektronisk i et undersøgelsesformat. Det elektroniske interview er nyttigt til indsamling af information i tilfælde, hvor medarbejderne arbejder hjemmefra eller fra fjerntliggende eller internationale steder. Et elektronisk interview kan også være nyttigt, hvor en medarbejder gav utilstrækkelig varsel til at afslutte interviewet personligt eller afvist at deltage i en ansigt-til-ansigt afslutningsinterview.
Kommunikerende resultater
Personale inden for menneskelige ressourcer skal organisere og analysere oplysninger indsamlet under afslutningsinterviews. HR-afdelingen kan anbefale ændringer i virksomhedens praksis eller fordele, som kan øge medarbejderretentionen. Udviklingen i dataene kan udsætte udviklingsmuligheder for ledere eller styrker i den organisation, som ledelsen bør vide om. Omfanget af HR-rapporterne afhænger af organisationens størrelse og dens struktur. HR skal under alle omstændigheder opretholde afsluttede afslutningsinterviews, således at interviewresultater kan søges og tilgængelige.
