Funktionerne i forskellige organisatoriske strukturer er at styre virksomhedens effektivitet og produktivitet. Det er ofte en kommandokæde i erhvervslivet, og hvordan hierarkier og hver afdeling er struktureret, der gør den produktiv - eller ej. En "funktionel" organisationsstruktur kapitaliserer medarbejdernes specialiteter og bevæger sig væk fra at have generalister, der kan udføre flere roller.
Hvad er formålet med organisationsstrukturen?
Der er fire hovedtyper af organisationsstruktur, og hver har sine fordele og ulemper. Grunden til at de eksisterer er at gøre orden i kaoset af forretninger. Uden kommandokæde eller en accepteret metode til tvistbilæggelse kan anarki regere.
Ordspillet "buck stopper her" er blevet kliché i dagens verden, men organisationsstrukturen handler om at finde ud af, hvor bukken stopper og hvordan. Selvom du ikke tror, at du har en organisationsstruktur, gør du det. Nogle gange vokser og udvikler de sig organisk over tid, men de er ofte bevidste og planlagte.
De fire typer af organisationsstrukturer er flade, matrix, divisional og den tidligere nævnte funktionelle struktur.
Strukturer påvirker i sidste instans relationerne mellem ledelse og medarbejdere, hvordan kommunikationen flyder, hvor ansvar falder og hvordan ledelsen fører tilsyn med virksomheden. Det kan endda påvirke, hvordan et firma vokser sit marked eller udvider sin forretning.
Den gode nyhed er, at strukturer ikke er skrevet i sten, og de er let tweaked eller ændret som virksomheder vokser eller kontrakt med tiden.
Funktioner af forskellige organisatoriske strukturer
Ligesom hvordan nogle arbejdsprojekter har gavn af at vedtage en bestemt arbejdsgang, kan organisationer ofte udføre bedre, når der er strukturel organisation på arbejdspladsen.
Funktionelle organisationer arbejder normalt ved at delegere specifikt arbejde til afdelinger, der vil være ansvarlige for alt og alt under paraplyen. Eksempelvis vil regnskaberne behandle betalbare og tilgodehavender. Marketing håndterer markedsføring, reklame og kampagner. Menneskelige ressourcer håndterer ansættelse, ombordstigning og offboarding, træning og andre medarbejderrelaterede opgaver.
Ved udarbejdelsen af et organisationsdiagram og deres funktioner kender hver afdeling sin rolle at spille, deres kommandokæde og den arbejdsgang, der er specifik for dem.
Hvad er organisatorisk design?
Når man beslutter sig for strukturen for et firma, er det organisatorisk design. Det vurderer, hvad virksomhedens mål er og derefter kommer op med en kommando- og organisationsstruktur, der vil være mest produktiv til at nå de nævnte mål.
De bedste virksomheder forbliver ikke statiske - de tilpasser sig og ændrer sig efterhånden som tiden går, så de bedre kan opfylde deres mål eller diversificere til nye markeder.
Sig et firma fra Hoboken, New Jersey, har 47 års erfaring med at dominere den østlige kyst i USA med elektronik ledninger. Måske har de et nyt mål om at tackle det asiatiske marked, fordi en dør har åbnet med en fantastisk mulighed. Virksomhed som sædvanlig vil ikke flyve på den anden side af Stillehavet. Forskellige arbejdsgange, sprog og skikke kræver, at virksomheden tilpasser sig og overholder forventede forretningstraditioner i Asien.
Ved at omstrukturere deres organisationsstruktur kan virksomheden skabe nye afdelinger og ansætte nyt personale, der passer bedst til disse roller. Markedsafdelingen skal ansætte flersproget personale, og retsgruppen skal vide lovene for hvert nyt marked, der er indtastet. Dealmakers og forhandlere bliver nødt til at forstå told og muligheder på hvert sted. Alt dette kan forventes og planlægges ved at skabe en ny organisationsdynamik, der er klar til at imødegå disse udfordringer.
Ændring af teknologisk praksis hos en virksomhed, tilføjelse af et nyt produktsortiment, åbning af en anden placering - alle disse kan være til gavn for at tilpasse eller omformulere eksisterende organisationsstrukturer.
Fordele ved en funktionel struktur
På mange måder kan funktionelle strukturer være yderst effektive. Ved at fokusere på hver medarbejders styrker og uddanne dem til en afdeling, der kapitaliserer på disse styrker, har virksomheden ofte fordele.
Disse afdelinger ledes ideelt af en person med evnen og færdigheder til at overvåge og fremskynde alle de opgaver, der er til rådighed. Ved at blive grupperet med andre, der har samme grundlæggende viden, er der ofte en handel og komplement af kvaliteter, som udveksler mellem disse medarbejdere, hvilket kan hjælpe dem med at udvide deres talenter.
Det er netop derfor, at områder som uddannelse kan ydes stor hjælp, når funktionelle strukturer er i spil, da medarbejderne er omgivet af de færdigheder, de har brug for at udvikle.
Det er også grunden til, at træning kan gå videre i funktionelle formater, da de udvikler medarbejdere, der kan være der til det lange træk. Fordi medarbejderne arbejder i afdelinger med fokus på deres specialiteter, kan der opfattes muligheder for vækst og udvikling, som kan fremme langsigtet loyalitet og lavere omsætning.
Ulemper ved en funktionel organisationsstruktur
Problemet med vægge er, nogle gange når de går op, holder de op. Nogle funktionelt opdelte virksomheder kan lide kommunikationsudfordringer på grund af en opfattelse af, at de arbejder separat med god grund, i modsætning til blot at være en effektivitetsmetode. I disse tilfælde kan der være konflikter mellem de forskellige divisioners behov. Måske har menneskelige ressourcer og it-divisionen både brug for hjælp fra marketingafdelingen, men markedsføring kan internt beslutte hvilken anmodning den vil overholde på grundlag af hensigtsmæssighed eller andre faktorer. Disse situationer kan naturligvis gå galt, og det er op til ledelsen at nedbryde de vægge, der forårsager territoriale kvidre.
Ved at omfatte opgavespecialister for hver division betyder det, at generalister kan overses. En plus side til generalister er, at de ofte ofte kan sætte pris på behovet for intradivional kommunikation eller bedre fremsyn for, hvordan en opgave gavner andre og så videre. Hvis generalister mister deres plads i virksomheden, fordi de ikke opfattes at have stærke nok færdigheder i en afdeling, kan det betyde, at selskabet mister den værdifulde diversificering og brodannende kvaliteter, som disse spillere bringer.
Ledelseskonflikter kan også opstå i virksomheder med funktionel struktur. Det kan ske, at hvert afdelingschef har et myopisk billede af, hvad der indebærer succes, som at deres afdelings præstationer er de vigtigste kriterier for måling af succes i modsætning til at se på det store billede. Når benchmarks afhænger af afdelingspræstationer, kan det også påvirke medarbejderadfærd og kan hæmme både innovation og hurtig beslutningstagning.
Hvornår er funktionelle strukturer fordelagtige?
Når virksomhederne er stabile og ikke konstant introducerer nye produkter, kan de fungere godt som en funktionel organisation. Hvis branchen ikke er udsat for hyppige ændringer, er der en fast aktiv base, og disse er kvaliteter, der passer til funktionelle strukturer.
Virksomhedens størrelse betyder ikke nødvendigvis, om en funktionel organisation er gavnlig for den. En lokal dækbutik kan klare sig godt med en funktionel struktur, men Amazon.com bruger også en funktionel struktur. Det er en vertikal kommandokæde på spil i Amazon, for godt og syg. Det kan betyde, at de nogle gange er langsommere for at reagere på dilemmaer, men det betyder også, at der er en stærk central mærke og sammenhængende ledelsesmetode mellem alle deres afdelinger internationalt.
Organisatoriske strukturer kan være ligesom faste ejendom - hvad der er perfekt til i dag kan være for stort, eller for lille til i morgen. Det er klogt at reflektere fra tid til anden på, hvordan en virksomhed er organiseret, fordi en lille tweaking og innovation kan have en dramatisk indvirkning på produktivitet og succes.
