Føderal lov kræver, at arbejdsgiverne afholder føderale indkomstskatter, socialsikringsafgifter og Medicare-skatter fra deres lønmodtagere, og at betale deres sociale sikrings- og Medicare-skatter. De fleste arbejdsgivere bruger Internal Revenue Service Form 941 til at rapportere, hvor meget de har tilbageholdt, hvorfor disse skatter undertiden hedder "941 skatter."
Kvartalsvis returnerer
Formular 941 kaldes også "arbejdsgiverens kvartalsvise føderale skatteopgørelse". En arbejdsgiver indgiver en 941 for hvert kalenderkvartal; afkastet skyldes altid en måned efter kvartalets udgang. Så for kvartalet januar til marts er afkastet forfalden 30. april; for april til juni, det skyldes 31. juli; for juli til september, det skyldes 31. oktober; og afkastet for oktober til december forfalder den 31. januar. Arbejdsgivere kan arkivere på papir eller elektronisk.
Formular 941
På formular 941 opregner arbejdsgiveren antallet af arbejdstagere, der har modtaget løn i kvartalet, det samlede beløb af føderale indkomstskatter, der tilbageholdes af deres løn, og det samlede beløb for socialsikrings- og Medicare-afgifterne - både medarbejdernes andel og arbejdsgiverens andel. Formularen tillader nogle tilpasninger for sådanne ting som sygedagpenge refunderet af en tredjepart. Endelig opregner arbejdsgiveren, hvor meget 941 skattepenge det deponerede hos IRS i kvartalet.
Indlån
Arbejdsgivere kan ikke vente, før de sender tilbage til at sende kvartals 941 skattepenge til IRS. Arbejdsgivere skal foretage faste indskud i løbet af året. Afhængigt af hvor meget de betaler i løn, skal de indbetale 941 skatter til IRS enten en gang om måneden eller hver anden uge. Men hvis en arbejdsgivers udestående 941 skatter når op på $ 100.000, skal arbejdsgiveren deponere den senest den næste arbejdsdag uanset den normale indbetalingsplan. Hvis en arbejdsgiver ender med at deponere for meget i kvartalet som fastsat på Formular 941, kan arbejdsgiveren anmode om tilbagebetaling eller få overbetaling til anvendelse i næste kvartal. Hvis det undergår det, skal det gøre forskellen, når den filer sine 941; sanktioner og renter kan finde anvendelse.
Overvejelser
På trods af "afkastet" i formularens navn er Form 941 ikke vant til at rapportere og betale en arbejdsgivers egne føderale skatteforpligtelser. Arbejdsgiveren sender et særskilt årligt afkast til det, f.eks. Form 1120 for et selskab. Formular 941 er heller ikke brugt til at indberette føderal arbejdsløshedsskat eller FUTA; arbejdsgivere bruger Form 940 for FUTA skatter. Endelig kan arbejdsgivere med kun en lille 941 skattepligt - $ 1000 eller mindre i et år fra 2011 - muligvis springe meget af papirarbejdet og indsende et enkelt årligt afkast, Formular 944.
