Hvis du starter et nyt job, der kræver professionelle kontorlige opgaver, sender et personligt eller virksomhedsbrev eller sender en flier til en fundraiser eller anden begivenhed, skal du lære at rette en konvolut korrekt. Mail, der ikke præsenteres korrekt, kan sende en besked til modtageren, at du ikke var ligeglad med ham eller hende for at bruge tid til at folde og indsætte emner korrekt i en konvolut.
Adressér dine konvolutter, inden du springer dem, især hvis de indeholder breve til kunder eller kundeemner. Konvolutter kan løses ved at bruge en printer til at transponere en adresse direkte på en konvolut ved at udskrive mailinglabel, der kan fastgøres på konvolutten eller ved at skrive en adresse manuelt. Håndskrevne konvolutter bør kun bruges, når der sendes personlig korrespondance til en ven eller et familiemedlem.
Saml de materialer, der skal placeres i din konvolut. Hvis du har mange konvolutter til ting med lignende oplysninger, skal du finde et stort overfladeareal til at arbejde på, f.eks. Bordplade, skrivebord eller tæller. Adskil de forskellige komponenter i hver post i separate bunker inden for en tilgængelig afstand fra hvor du vil arbejde.
Undersøg det største ark papir, der skal medtages i postadressen. Hvis det største ark er et typisk 8,5-til-11-tommers bogstav, skal det foldes i tredjedele, med alle mindre ark eller postkomponenter foldet indeni. Hvis den største papirstørrelse er betydeligt mindre end et almindeligt brevformatark papir, kan du folde papiret i halv eller lade det udfolde sig, hvis det passer ind i din konvolut.
Skub det foldede papir i en konvolut med den åbne ende vendt mod bunden af konvolutten. Din modtager skal kunne åbne konvolutfolien, trække dit brev ud og læse indholdet af din mailing uden at skulle dreje papiret rundt eller på hovedet. Tæt din kuvert med en fugtig svamp, hvis du ikke bruger en selvforseglende (eller klæbrig ryg) konvolut.
