Memorandum, eller notater, er kort forretningskommunikation, der tjener til at få vigtige informationstyper på tværs af mennesker i et kortfattet og letlæseligt format. Et klart memooverskrift er et vigtigt aspekt af et notat, fordi det forbereder læseren til, hvad der skal komme. En hurtig scanning af overskriften afslører vigtige oplysninger om, hvem der er involveret i emnet, hvad der skal behandles, og når notatet blev sendt. Et ensartet overskriftsformat gør det nemt for medarbejdere og medarbejdere at læse, forstå og arkivere disse nyttige dokumenter.
Formater hvert memo på samme måde med til, fra, dato og emnelinjer, der er klart angivet. Disse elementer skal udskrives på separate linjer og i store bogstaver.
Indtast navn og titler på alle afsendere og modtagere i afsnittene "til" og "fra" i notatet. Du behøver ikke bruge Mr. eller Mrs. i et notat, selvom Dr. lejlighedsvis bliver brugt. Inkluder både for- og efternavne for hver enkelt person for at undgå forvirring.
Sæt den aktuelle dato i afsnittet "dato" i overskriften. Inkluder ikke ugedag, men inklusiv året.
Skriv en kortfattet og informativ emnelinje. Undgå en- eller toordspersoner, der ikke formidler tilstrækkelige oplysninger, som f.eks. "Firmopdatering." Vælg et emne, der gør det muligt for dine modtagere at vide præcis, hvad notatet handler om, som f.eks. "Firmekjolekodeopdatering".
Tips
-
Overskriftselementerne kan ombestilles efter ønske. Nogle virksomheder foretrækker at have faglinjen højere i overskriften. Uanset hvad du vælger, hold det konsistent fra et notat til det næste.
Hvis du bruger et fortrykt notatark og skriver detaljerne manuelt, behøver du ikke at inkludere et kolon efter hvert element i overskriften.
