Lønnememoer giver medarbejderne information om nye ændringer i virksomhedspolitikken og minder medarbejderne om den nuværende politik. For eksempel, hvis medarbejdere normalt glemmer at underskrive deres tidskort, kan et kort notat minde dem om kravet. Hvis der på grund af en ferie bliver checks til rådighed dagligt, kan du bruge et notat til at underrette medarbejderne. Send kun notater til nødvendigt personale. Lønningsafdelingen skal indeholde lønseddel notater med medarbejder lønsedler eller indtjeningsopgørelser for at sikre, at medarbejderne modtager notatet.
Skriv overskriften. Inkluder dato, modtagere, fra og emne. For eksempel: 12/01/2020 Til: Alle ansatte fra: Lønningsafdeling Emne: Tidlig betalingsdag
Skriv notatets krop; dette er din grund til at skrive notatet. For eksempel: "På grund af juleferien vil lønningskontrol være tilgængelig den 23.." Enkeltrum dine afsnit og, hvis dit notat har mere end et, dobbeltrum efter hvert afsnit.
Skriv din lukning. Mens du ikke behøver at være så formel som du er i en forretningsskrivelse, skal du inkludere en afsluttende erklæring og dit afdelingens navn. For eksempel: "Hvis du har spørgsmål, bedes du kontakte lønningsafdelingen. Tak." Medtag et telefonnummer, hvis din afdeling har sin egen udvidelse.
Tips
-
Tage i betragtning, når du sender et notat til alle medarbejdere, der minder om virksomhedspolitik, at nogle medarbejdere udfører handlingen korrekt, så du ikke ønsker at skrive memoet hårdt. For eksempel "Bare en hurtig påmindelse om virksomhedspolitikken, at medarbejderne skal underskrive deres tidskort. Tak!" Meddelelser om politiske ændringer skal være ligetil og til det punkt, men give dine kontaktoplysninger til spørgsmål. For eksempel: "Begyndende 02/28/12, medarbejdere skal vende deres refusioner hver uge. Hvis du har spørgsmål, kontakt venligst Susie ved udvidelse 210. Tak." Hvis du sender en kopi af notatet til en anden person som firmaets ejer, skal du inkludere en CC-linje under emnet for personens navn. Texas A & M University anbefaler at bruge underpositioner til notater længere end tre afsnit. Brug firma brevpapir på dine notater for at hjælpe læseren ved, at det er et officielt notat. Modtag godkendelse fra din afdelingsleder eller virksomhedsejeren, inden du sender ud notater.
Advarsel
Notater skrevet i usædvanlige skrifttyper kan være vanskelige at læse og uprofessionelt udseende. Brug en standard skrifttype og gør teksten flush med venstre margen for lettere læsbarhed.Selvom notatet er en klage, vær forsigtig med de ord, du vælger, når du skriver. Bevar din professionalisme hele tiden.
