Brug af medarbejdernotater til at anmode om frivillige til kontorfestivitetsplanlægning er en god måde at involvere mange arbejdere på og få dem til at føle sig inkluderet i kontorholdet. Den effektive brug af medarbejderfrivillige kan gøre begivenheder som julefester komme ud uden at hakke. Noter sikrer også, at en besked eller meddelelse når alle tiltænkte modtagere. Når du planlægger julefester og andre kontorbegivenheder, skal du sørge for, at alle, der inviteres til at deltage, er opmærksomme på dato og klokkeslæt.
Elementer du skal bruge
-
Liste over potentielle medarbejderfrivillige
-
Kontaktoplysninger for alle potentielle frivillige
-
Dato, sted og tidspunkt for arrangementet
-
Liste over frivillige tid og pligt krav
Bestem den type julefest, dit kontor vil have. Beslut om arrangementet vil blive afholdt på kontoret eller off-site. Indstil et budget. Bestem antallet af personer, der skal inviteres, herunder medarbejderes ægtefæller eller gæster. Bestem om alkohol vil blive serveret, og om der skal leveres gratis drinks eller en kontant bar. Hold en detaljeret liste over parternes parametre for at styre dine frivillige i opsætningen.
Bestem, hvor mange medarbejderfrivillige du skal organisere og lette festen. I de fleste tilfælde vil der kræves mindst 10 frivillige til at dække alle funktionerne. Vælg en frivillig leder for at overvåge de andre frivillige medarbejdere. Diskuter organisationsoplysninger direkte med den ledende frivillige. Sørg for, at alle potentielle frivillige har tid og evne til at deltage, før de tildeler roller.
Lav et notat til alle potentielle frivillige, der angiver dit behov for hjælp til kontorpartiet. Angiv navnet på den medarbejder, du har valgt, til at fungere som frivillig kontakt. Sørg for, at alle frivillige forstår, at der udover dig er en ekstra person til rådighed for at arbejde igennem logistik for at organisere festen. Bed alle memo-modtagere om at komme i kontakt med dig inden for en uge for at fortælle dig, om de kan volontere. Hold en liste over alle, der har aftalt at hjælpe.
Send et andet notat til de mennesker, der har meldt sig. Tildel partopgaver og ansvar til bestemte personer eller små grupper. For eksempel placere en gruppe med ansvar for valg af madmenuen; en anden gruppe med ansvar for cirkulerende invitationer; en tredje gruppe med ansvar for dekorationer, festfavør og gaver. Fortsæt opdele opgaver, indtil alle aspekter af festen er dækket. Du skal muligvis udnytte yderligere frivillige, hvis din fest er stor, formel eller mere kompleks end en uformel indsamling på kontoret.
I det andet notat offentliggøres en tidsplan for frivillige udvalgsmøder, ugentligt eller månedligt, for at organisere og forberede. Planlæg det første møde mindst fire til seks måneder før arrangementet. Dette vil medvirke til at sikre, at ingen detaljer overses, og alle frivillige forstår deres ansvar og tidsforpligtelser. Planlæg møderne i virksomhedens tid på stedet, men sørg for, at de ikke vil påvirke frivilliges daglige arbejde negativt. Bed alle frivillige om at lade dig vide, om de vil deltage i kick-off-mødet.
Brug notater til regelmæssigt at følge op med alle frivillige i hele planlægningsprocessen. Angiv i hvert notat, hvad der blev drøftet på det sidste møde, og hvad der vil blive drøftet på næste møde. Bed frivillige om at kommunikere med hele gruppen, hvis de har ideer, forslag, spørgsmål eller bekymringer, så alle vil være fuldt bevidste om, hvordan planlægningsprocessen skrider frem.
Før arrangementet sendes et notat til alle på dit kontor eller firma og takker medarbejderfrivillige for deres arbejde med at forberede sig til festen. Dette udtryk for taknemmelighed er vigtigt for frivillige.
Tips
-
Brug traditionelt forretningssprog ved udarbejdelse af notater, selv for sjove begivenheder som julefester. Undgå at bruge slangtermer, profanitet og tvivlsomt sprog, når du komponerer notater.
Advarsel
Tillad ikke frivillige at bruge festplanlægningsmøder som undskyldninger for at undgå hverdagens arbejdsopgaver.
