IRS-formular W-4 er et certifikat, som det føderale skatteagentur kræver, at alle nye medarbejdere udfylder og vender tilbage til deres arbejdsgivere. W-4 angiver antallet af tilbageholdelsesgodtgørelser, som medarbejderen ønsker at kræve. Jo større antal kvoter, jo mindre er tilbageholdelsesbeløbet. W-4 tillader også medarbejdere at gøre krav på fritagelse for at tilbageholde helt. Tidligere krævede IRS arbejdsgiverne at indsende W-4'er for bestemte medarbejdere, men det er ikke længere tilfældet.
Indsendelse
På et tidspunkt krævede IRS arbejdsgiverne at indsende W-4 formularer, når en medarbejder tjener mindst $ 200 i løn hævdede mere end 10 tilbageholdelsesgodtgørelser. I 2010 fritagede en godtgørelse 3 600 USD af medarbejderens løn fra skat. IRS forpligtede også arbejdsgiverne til at indgive W-4'erne til medarbejdere, der udelukkende påberåbte fritagelse for føderale afgifter på grund af deres ansøgningsstatus, husstandsindkomst, fradrag og undtagelser.
Tilbageholdelse
Arbejdsgiverne måtte følge IRS instruktioner til at tilbageholde i henhold til en grænse for antallet af undtagelser, som det tillod medarbejderen. Medarbejderne måtte revidere deres W-4'er, hvis de ønskede at kræve flere undtagelser end tilladt, og fremlægge en skriftlig erklæring, der forklarede anmodningen. Anmodningen skulle godkendes af IRS, før arbejdsgiveren kunne tilpasse tilbageholdelsen i henhold til medarbejderens ønsker.
Nye regler
Nye regler vedtaget i 2005 ændrede retningslinjerne for arkivering af W-4'er med Internal Revenue Service. Selvom loven stadig kræver, at medarbejderne skal indsende W-4'er, kræver det under ingen omstændigheder automatisk, at formularerne fra arbejdsgiveren er indgivet.
Skriftlige anmodninger
IRS kan stadig sende en skriftlig anmodning om, at en arbejdsgiver indsender en W-4 til en bestemt medarbejder. Agenturet hævder, at det nu bruger andre midler til at afgøre, om en medarbejder hævder for mange undtagelser og har for lidt skat tilbageholdt fra hans lønsedler. Ved modtagelse af W-4 kan IRS anmode om, at en arbejdsgiver øger tilbageholdelsen i passende tilfælde ved brug af et "lock-in" brev.
Lock-In Letters
Ved afgørelsen af, at tilbageholdelsen er utilstrækkelig for en bestemt medarbejder, udsteder IRS et "lock-in" brev. Brevet giver det maksimale antal kvoter for den pågældende medarbejder og den dato, hvor arbejdsgiveren skal begynde at tilbageholde i henhold til dette nummer. Eventuelle fremtidige ændringer i tilbageholdelse skal godkendes af IRS. En medarbejderkopi af indlæsningsbrevet skal indleveres til medarbejderen eller, hvis det er relevant, skal arbejdsgiveren informere IRS om, at medarbejderen ikke længere arbejder for virksomheden. Indlæsningsbrevet giver medarbejderen en frist, hvor han kan indsende en ny W-4 og understøttende erklæring.
