Hvis du planlægger at starte en virksomhed, skal du tænke på at oprette et kontor, hvorfra du planlægger og administrerer den virksomhed. Fra computere til kopimaskiner kræver moderne kontorer flere forskellige typer udstyr, møbler og forsyninger til at fungere effektivt. Kontorudstyr falder ind i nogle få kategorier, baseret på dets funktion på kontoret.
Hvad er kontorudstyr?
Udtrykket "kontorudstyr" omfatter ethvert langsigtet aktiv, som bruges til at udføre administrative eller kontorrelaterede opgaver. Så kategorien er meget bred. Faktisk er det ofte lettere for regnskabsmæssige og skattemæssige formål at overveje, hvad der udelukkes fra kontorudstyr. Navnlig er kontorartikler og kontormøbler typisk kategoriseret og spores separat fra kontorudstyr. Kontorforsyninger omfatter materialer, som du normalt ville forvente at forbruge og erstatte mere regelmæssigt. Eksempler vil omfatte emner som brevpapir og andre papirvarer, visitkort og lignende. Skrivebord, bordsstole, gæste- eller klientsæder, borde og andre møbler er inkluderet i kontormøbler kategorien.
Computerudstyr
Moderne kontorer investerer væsentligt i edb-udstyr, fordi de forbliver forbundne både internt og til verden, er normalt et missionskritisk behov. De fleste kontorer vil have brug for flere stationære og bærbare computere samt printere til at lave kopier af breve, aftaler og andre dokumenter. Kontorer kan også være nødt til at gøre harddiske af dokumenter til digitale filer. Scannere og kabler til tilslutning af enheden til en computer er nødvendige for sådanne opgaver. Digitale kameraer, projektorer til præsentationer og billedprintere kan også være påkrævet.
Kommunikationsudstyr
Forretningskontorer er stærkt afhængige af deres evne til at kommunikere med andre afdelinger eller steder i samme forretning samt andre virksomheder, kunder og leverandører. Telefoner hjælper også med at forbinde kontormedarbejdere med hinanden internt, hvilket hjælper med at øge produktiviteten ved at nedbringe gangtid for at relæer hurtige meddelelser. Interoffice kommunikation hjælper også med at skabe et mere professionelt image til kontor besøgende.
Mens faxmaskiner bruges mindre i forretningskontorer end tidligere, kræver nogle virksomheder stadig brug for overførsel af hard copy-dokumenter, som ikke kan scannes. Dette findes mere almindeligt i kontorer, der håndterer sikre, følsomme eller fortrolige papiroptegnelser, såsom advokatfirmaer og lægehjælpskontorer.
Hvis et kontor kræver en betydelig mængde dokumentforberedelse, især korrespondance, kan det være forsigtigt at investere i diktatudstyr for at gøre det lettere for administrative assistenter at behandle og oprette kopier af bogstaver og andre dikterede dokumenter. Andet kommunikationsudstyr, et forretningskontor, kan muligvis omfatte trådløse telefoner, telefonsvarere, Bluetooth-headset, mobilenheder eller smartphones, båndoptagere, videooptagelses- og displayudstyr og fjernsyn eller skærme.
Generelt kontorudstyr
Andet udstyr kan også kræves af kontorer. Arkivkabinetter er vigtige for at opbevare kopier af dokumenter, der skal opbevares lokalt, enten til opbevaring eller let henvisning. Af samme årsag kan en brandsikret pengeskab sikre værdigenstande og følsomme originaldokumenter.
Nogle stykker udstyr er så allestedsnærværende, at næsten alle kontorer skal bruge dem og regelmæssigt bruge dem. Kopimaskinen hjælper for eksempel kontorer med at skabe nødvendige duplikater af dokumenter, som virksomheden skal oprette for partnere og kunder, såsom korrespondance og aftaler eller kontrakter. Papirkopere er også nødvendige for at kunne kassere følsomme, proprietære eller ellers fortrolige oplysninger på en sikker måde.
Kontorer kan også have brug for andet almindeligt udstyr, såsom portomåler til behandling af udgående mail, en etiket maker til lagerbehov og whiteboards til planlægning og strategisessioner.
