Når organisationer eller statslige organer som byer og amter har brug for varer eller tjenester, ønsker de at få den bedst mulige aftale. For at få det bedste køb, udsteder de udbudsdokumenter kaldet anmodning om forslag (RFP), anmodning om tilbud (RFQ) eller anmodning om bud (RFB). Disse juridiske dokumenter inviterer virksomheder til at byde på at levere de varer eller tjenesteydelser, der anmodes om. Når disse materialer er brug for hurtigt, kan bud kun accepteres i et par dage. Hvis dette er tilfældet, kan organisationerne eller de offentlige myndigheder anmode tilbudsgiverne om at gennemføre og omsætte et budmemo i stedet for et fuldt bud, hvilket kan være mange sider langt.
Skriv ned budnummeret i boksen eller på linjen mærket "Budnummer". Dette meddeler organisationen eller det offentlige organ, der anmoder om budene, præcis hvilket projekt du byder på. Inkluder den dato, du udfylder budnummeret i boksen eller linjen mærket "Dato".
Skriv budets titel i boksen eller på linjen mærket "Projektnavn" eller "Titel". Dette findes på forsiden af opfordringsdokumenterne. Skriv projektets placering i feltet eller på linjen med titlen "Placering." Hvis du byder på at levere produkter, er stedet hvor du vil levere produkterne til.
Medtag din virksomhedsoplysninger. Der er kasser eller linjer til at skrive virksomhedens navn, telefonnummer, adresse og navnet på den medarbejder, der skriver og godkender buddet.
Skriv den type arbejde, der anmodes om i feltet eller på linjen mærket "Type arbejde". For eksempel, hvis du byder på at levere byggeledelse tjenester, skriv "Construction Management."
Skriv hvad du skal give organisationen eller det offentlige organ under afsnittet "Arbejdsmeddelelse". For hver tjeneste eller det leverede produkt skal du skrive det beløb, du anmoder om at blive betalt under afsnittet "Budbeløb" til højre for afsnittet "Arbejdsmeddelelse". Samlet kolonnen "Budbeløb" i feltet "Totalbud" eller linje.
Udfyld afsnittet "Bekræftelse af tilføjelse". Addenda udstedes af organisationen eller offentlige myndigheder, når der er en ændring i udbudsdokumenterne. Inkluder antallet af tilføjelserne i dette afsnit og den udstedte dato. Disse oplysninger findes på det enkelte tillæg. Der er ikke altid tilføjet udgaver; Lad dette afsnit være tomt, hvis der ikke er tilføjelser.
