Effektiv forretningskommunikation er afgørende for succesen i din organisation. Det har stor indflydelse på virksomhedens præstationer og medarbejderproduktivitet såvel som på bundlinjen. Som virksomhedsejer skal du være i stand til klart at kommunikere din vision og mål, opbygge relationer med kunder og potentielle partnere og interagere med dit team.
Essentials of Business Communication
Ledere, administrerende direktører, teamledere og andre fagfolk skal lære at være gode kommunikatorer for at kunne opfylde deres ansvar. Uanset om du vil sælge flere produkter, opbygge et stærkt team eller maksimere din marketingindsats, er det vigtigt, at du mestrer det væsentlige ved forretningskommunikation.
Hvis du vil lykkes, er det ikke nok at være en god strateg eller have strålende ideer. Sikker på, du kan ansætte folk til at kommunikere med dine kunder og fremme dine tjenester, men du skal stadig sætte din vision i ord. Det er dit ansvar at give feedback til dine medarbejdere, lytte til, hvad de har at sige og diskutere virksomhedens mål.
Erhvervskommunikation handler om at dele information blandt personer indenfor og uden for din organisation. Det kan tage mange former, såsom formel og uformel kommunikation, intern og ekstern kommunikation, juridisk kommunikation, lateral eller horisontal kommunikation og mere. Tænk på det som en tovejskanal til at sende instruktioner, ideer, meninger, rapporter og så videre.
For at kommunikationen skal være effektiv skal den være gensidig. Du skal snakke klart og lytte omhyggeligt. Sørg også for at forstå de grundlæggende elementer i erhvervskommunikation, som er:
- Struktur
- relevans
- Konsistens
- Klarhed
- Nyhed og forrang
- Medium
Først og fremmest skal din besked være godt struktureret og have en åbning, en krop og en lukning. Uanset om du sender e-mails, foretager telefonopkald eller præsenterer et projekt, skal du huske disse strukturelle elementer. Start med en kort introduktion af din besked for at lade publikum vide, hvad de skal forvente. For eksempel kan du sige noget som om, "I dag skal vi diskutere vores marketingstrategi for næste kvartal." Dernæst præsenter dine ideer i detaljer. Afhængigt af konteksten skal du muligvis sikkerhedskopiere dine udsagn med fakta og tal. Luk din besked med en kort konklusion, der beskriver de vigtigste punkter, du har diskuteret.
Sørg for, at din besked er klar og relevant for målgruppen. Forestil dig at du forsøger at forklare for en kunde, at han har brug for en komplet website makeover snarere end et par mindre ændringer. Du kan måske være fristet til at diskutere webdesign, søgemaskineoptimering, udvisningsfrekvenser og andre tekniske aspekter, men gør det ikke. Kunden kan ikke vide, hvad disse ting betyder og hvorfor de betyder noget. I stedet bør du fokusere på, hvordan et komplet website redesign vil gavne sin virksomhed. Fortæl ham, at han vil nå flere kunder, øge brand awareness, øge retention satser, forbedre datasikkerhed og så videre.
Hold altid din besked konsekvent, men tilpass til publikum og kontekst. Hvis du konstant skifter dig, risikerer du at miste din troværdighed.
Det er en ting at fortælle dine medarbejdere om at beskytte kundedata og holde deres software opdateret og en anden ting at have en sikkerhedspolitik på plads. Skriftlig kommunikation gør det lettere at afklare ideer og sikre, at alle er på samme side.
Sørg også for, at din besked er mindeværdig. Medtag en stærk og klar erklæring, der styrker din tro og relaterer til emnet. Overvej at starte eller afslutte din besked med et citat eller en anden kraftig åbning. Nogle gange kan humor også hjælpe. Uanset om du taler med en kunde eller en medarbejder, giv hende noget at huske.
Ifølge psykologer er nogle mennesker mere tilbøjelige til at huske, hvad de sidst har set eller hørt. Dette kaldes recency-effekten. Andre har tendens til at huske, hvad de først har set eller hørt, hvilket er kendt som primacyffekten. Derfor er det fornuftigt at starte og / eller lukke din besked med en stærk erklæring.
En anden ting at overveje er kommunikationsmediet. Hvordan planlægger du at få din besked på tværs? Der er forskellige typer kommunikationsmedier, og hver har unikke egenskaber. Disse omfatter, men er ikke begrænset til:
- Præsentationer
- Rapporter
- Online kommunikation
- Forretningsmøder
- Video- og telefonmøder
- Sociale medier
- Trykt medie
- Kontrakter og andre formelle skriftlige dokumenter
Juridiske aspekter af Business Communication
Når du skriver en kontrakt eller indgiver juridiske papirer, er det endnu vigtigere at kommunikere klart. Dårlig kommunikation kan resultere i voldsomme bøder, bedrageri, ærekrænkelse, indtægtstab og dyre retssager.
Bekendtgør dig med lovene i din stat eller amt, herunder dem, der er relateret til reklame. Dine marketingkampagner skal for eksempel være sandfærdige og overholde lovene i din branche. Hvis du sælger kosttilskud, kan du ikke hævde, at dine produkter helbreder eller forebygger sygdomme. Du kan heller ikke markedsføre alkohol og cigaretter som gavnlig for kunderne. Sikkerhedskopier dine krav med hårde fakta og foretag nødvendige oplysninger.
Dobbeltkig dine forretningskontrakter og aftaler. Hvis du har noget at sige, skal du skrive det skriftligt. Inkluder et afsnit, der klart definerer de vilkår, der anvendes i kontrakten. Tilføj relevante afsnit, f.eks. Kontraktsperiode og opsigelse, garantier, udskillelse og fortrolighed.
Vær opmærksom på, hvordan du kommunikerer med dine medarbejdere også. Vælg dine ord omhyggeligt. Undgå at gøre trusler eller diskriminere medarbejdere. Hvis du for eksempel fortæller en medarbejder, at han er for ung til at påtage sig et bestemt projekt, kan du blive beskyldt for aldersdiskrimination. En leder, der driller handicappede medarbejdere, kan anklaget for handicapdiskrimination, selv om hans adfærd ikke var ment at skade den pågældende person.
Hvorfor er Business Communication Vigtigt?
At kende de centrale aspekter af kommunikation er ikke svært at forstå, hvorfor det betyder så meget. Effektiv kommunikation kan styrke dit forhold til kunder, medarbejdere og forretningspartnere, samtidig med at det sikres lovlig overholdelse. Desuden kan det give dig en konkurrencefordel og hjælpe dig med at få mest muligt ud af din marketingindsats.
Vigtigheden af ekstern kommunikation i en organisation bør ikke undervurderes. Som leder eller virksomhedsejer skal du kunne formidle din besked til målgruppen såvel som til investorer, aktionærer, leverandører og potentielle partnere. Live events, for eksempel, giver dig en chance for at fange opmærksomheden på dine kundeemner eller sikre finansiering til din lille virksomhed. En velovervejet tale eller en engagerende produktpræsentation kan øge dit omdømme og generere salg. Interviews og pressemeddelelser giver dig mulighed for at informere kunder og investorer om dine seneste projekter. Du kan f.eks. Tale om dit nye samarbejde med et brand eller om en ny produktlinje, der vil forstyrre branchen. Hvis du kommunikerer klart og leverer reel værdi, genererer du buzz omkring dit brand.
Intern kommunikation er også afgørende. Næsten halvdelen af medarbejderne går sjældent eller aldrig efter et møde, der ved, hvad de skal gøre næste gang. Faktisk har 21 procent af fagfolk ikke en formel plan for intern kommunikation. Hvis du ikke klart angiver formålet med et møde, kan du skabe forvirring og konflikter på arbejdspladsen.
Ledere, der er gode kommunikatorer, kan øge medarbejdernes moral, reducere omsætningsgraden og øge produktiviteten i organisationen. De har også en stærkere bånd med deres hold og oplever færre konflikter. Endvidere sikrer effektiv intern kommunikation, at dine medarbejdere forstår deres roller og deres bidrag til virksomhedens vækst og succes.
