En foreløbig faktura er sædvanligvis betinget af en form for handling fra faktura modtageren, inden en endelig faktura udstedes. En foreløbig faktura er derfor ikke bindende, men tjener som en mulighed for justeringer fra en af parterne. Hvis der ikke træffes foranstaltninger på den foreløbige faktura, bliver den ugyldig. Der er få situationer, hvor foreløbige fakturaer er nyttige i forretningssituationer.
Tredjeparts review
En foreløbig faktura er nyttig i tilfælde, hvor en tredjepart skal revidere en faktura, inden en endelig faktura udstedes til betaling. Den foreløbige faktura tjener som en form for kommunikation i sådanne tilfælde. For eksempel kan et hospital sende en foreløbig faktura til et forsikringsselskab til bekræftelse af gebyrer på fakturaen. Efter bekræftelse udsender hospitalet den endelige faktura.
Bekræftelse af accept
I mange e-handelstransaktioner udstedes en foreløbig faktura elektronisk til forbrugeren for at bekræfte transaktionsoplysningerne, inden der opstår en endelig faktura og tager betaling. Dette tjener til at hjælpe med at skære ned på svigagtig aktivitet og afbøde virkningerne af køberens anger. Hvis den foreløbige faktura ikke betales, annulleres den, og der er ingen juridiske konsekvenser.
estimering
I nogle tilfælde udstedes en foreløbig faktura til en køber for at give et estimat af gebyrer relateret til en vare, eller mere almindeligt en tjeneste eller for gebyrer. Sådanne situationer kan omfatte en regering, der udsteder en foreløbig faktura for skatter baseret på foregående års indtjening. Dette kan justeres i tilfælde af at du har foretaget mere eller mindre end året før, og når du rapporterer forskellen, sender regeringen en endelig faktura.
Flere citater
Hvis en virksomhed skal give flere citater, kan virksomheden udstede foreløbige fakturaer frem for citater. I dette tilfælde betaler kunden blot den faktura, der opfylder hans behov, og resten er ugyldige. Dette afskrækker at skulle sende en endelig faktura.
