Da virksomheder arbejder med kunder, leverandører og medarbejdere, gennemfører de en række finansielle transaktioner. Nogle transaktioner indebærer overførsel af kontanter. Andre transaktioner indebærer løftet om en fremtidig overførsel af kontanter. Disse transaktioner danner basis for fremtidig regnskabsaflæggelse for virksomheden. Alle transaktioner kan klassificeres som interne eller eksterne transaktioner. Interne transaktioner bruger ressourcerne i virksomheden og involverer ingen eksterne enheder. Mange af de transaktioner, som virksomhederne opleves, falder ind under kategorien eksterne transaktioner.
Regnskabstransaktioner
Regnskabstransaktioner påvirker virksomhedens finansielle stilling og skal fremgå af regnskabet. Regnskabsafdelingen registrerer hver transaktion i regnskabet, når den modtager viden om, at transaktionen fandt sted. Revisoren modtager en række dokumenter til at kommunikere oplysninger om hver transaktion. Disse dokumenter omfatter kundefakturaer, leverandørfakturaer eller medarbejderomkostningsrapporter. Revisor bruger oplysninger fra dokumentet til at indtaste dollarbeløbet og den korrekte konto for hver transaktion.
Ekstern enhed
Eksterne transaktioner indebærer samspil mellem virksomheden og en virksomhed udenfor virksomheden. Eksterne enheder driver forretning med selskabet ud fra fordelene hidrørende fra det pågældende forhold. Disse enheder kan levere produkter eller tjenester til virksomheden. Eller de kan modtage produkter eller tjenester fra virksomheden. For eksempel er det forsyningsselskab, der leverer elektricitet, en kontorproduktleverandør, der sender penner, og en kunde, der køber varer, alle kvalificerede som eksterne enheder.
Eksterne transaktioner
En ekstern transaktion henviser til enhver transaktion, der opstår mellem virksomheden og en ekstern enhed. Hver transaktion indebærer overførsel af ressourcer. Disse ressourcer omfatter produkter, tjenester eller kontanter. De involverede enheder bestemmer, hvilken ressource de skal tilbyde, og hvilken ressource de gerne vil modtage. Virksomheden og den eksterne enhed udveksler en ressource for en anden i transaktionen. Hvert selskab registrerer udvekslingen i deres regnskaber.
eksempler
Virksomheder oplever en række eksterne transaktioner gennem deres daglige drift. Disse omfatter salg af produkter til kunder, betaling af ansatte, lån af penge fra en bank eller indkøb af forsyninger fra en leverandør. Kunder, medarbejdere, banker og leverandører repræsenterer enheder adskilt fra virksomheden. Transaktioner udført med hver af disse enheder repræsenterer eksterne transaktioner. Hver transaktion giver fordele for begge enheder.
