Uanset om du er vært for et corporate retræte, konference eller en anden særlig begivenhed, kan gæstens højttalere tilbyde dine publikum nye perspektiver og gavn for ekspertise. En tjekliste kan hjælpe med at organisere arrangementerne, så alt går glat. For organisationens skyld opdele tjeklisten i områder: rejse, finans, teknologi, adresse og højttalerbehov. Værten og højttaleren kan oprette tjeklister i disse kategorier for at sikre, at arrangementet ikke har nogen komplikationer.
Rejse arrangementer
Gæstehøjttalere, hvad enten de er betalte eller frivillige, skal normalt rejse til det talende engagement. Dette kan indebære store rejseplaner, såsom flybillet og hotel eller en simpel biltur. Det er op til værtsorganisationen at gøre arrangementerne. Find ud af, hvor højttaleren kommer fra, hvilken slags transport hun har brug for, og hendes præferencer for ankomsttid og afrejse.Få også højttalerens relevante oplysninger, såsom fødselsdato, som er nødvendig for nogle bookinger. Derefter skal tjeklisten omfatte booking rejse - booking et hotel, hvis det er nødvendigt og arrangere for landtransport som en bil. Tilføj en note for at bekræfte alle arrangementer flere dage før engagementet. Højttalernes checklister bør indeholde, at værten med oplysningerne og bekræfter detaljerne også.
Finansielle arrangementer
Elementer på værtsens tjekliste skal indeholde bekræftelse af, at betalingen blev foretaget til højttaleren. Ofte betales højttalere en del før arrangementet som en type holder og en del efter at have fuldendt engagementet. Hvis dette er tilfældet, lav to tjekliste elementer, så du ikke glemmer. Talerens finansielle checkliste skal omfatte at give værten alle relevante oplysninger, som f.eks. Adresse eller kontonummer til direkte indbetaling, samt bekræfte, at betalingen er foretaget.
Teknologi behov
Mange gæstens højttalere anvender teknologi som en del af deres adresse. Gæstens højttalere skal lave en liste over alt de skal bruge - herunder bærbare computere, overheadprojektor og skærm, kabler, peger, mikrofon og så videre. Værten skal anmode om disse oplysninger og tilføje praktiske elementer, såsom ledninger, backup bærbare computere og en teknisk person til rådighed for at løse eventuelle problemer.
Tale og materialer
Værtsorganisationer skal gøre det klart, hvad de leder efter fra højttaleren. Dette kan omfatte et bestemt emne at adressere, eller mere praktiske detaljer, såsom adresseadresse. Lav en liste over alt og send det til højttaleren. For talerlisten skal denne tjekliste indeholde efterbehandling og redigering af adressen. Højttaleren bør også kontrollere, at der oprettes to eksemplarer af tale og understøttende materialer, som f.eks. PowerPoint. Værten og højttaleren skal arbejde sammen på forhånd for at afgøre, om højttaleren vil give en forhåndseksemplar af adressen, måske for medierne eller for en tegnsprogtolk.
Pas på højttaleren
Dette afsnit i tjeklisten er for værten, ikke højttaleren. Din højttaler bør behandles som en VIP for arrangementet. Tildel en person til at fungere som en forbindelses og handler for højttaleren, og giv højttaleren den tildelte persons kontaktoplysninger. På begivenhedens dag skal du sørge for, at håndtereren ved, hvor man skal hilse højttaleren og give nødvendige opdateringer til arrangementet og vigtige detaljer. Handleren bør også introducere højttaleren til vigtige personer i organisationen. Tilføj varer til tjeklisten, der sikrer højttalerens komfort under arrangementet, såsom flasker vand på podiet. Endelig tilføj tjekliste elementer for at minde dig om at takke højttaleren efter arrangementet - måske med en håndskrevet note eller blomster arrangement - og at afslutte eventuelle betalinger.
