Regnskab er optagelse, analyse og rapportering af begivenheder, som er væsentligt vigtige for en virksomhed. Regnskaberne indeholder fortegnelser over ændringer i aktiver, forpligtelser, egenkapital, indtægter og omkostninger. Den sædvanlige rækkefølge af trin i optagelsesprocessen omfatter analyse, forberedelse af journalposter og udstationering af disse poster til hovedbogen. Efterfølgende regnskabsprocesser omfatter udarbejdelse af prøvebalance og opgørelse af årsregnskaber.
Grundlæggende: Debitorer og Credits
Debitter og kreditter er de grundlæggende regnskabsredskaber til at skifte konti. Debitorer øger aktiv- og udgiftsregnskabet, og de mindsker ansvaret, egenkapitalen og indtægtsregnskabet. Kreditter øger ansvaret, egenkapital- og indtægtsregnskabet, og de reducerer aktiv- og omkostningskonti. Debitorer og kreditter er henholdsvis til venstre og højre side af en T-konto, som er den mest grundlæggende form for at repræsentere en konto.
Analyse
Det første skridt i optagelsesprocessen er at analysere transaktionen, bestemme regnskabsposterne og registrere dem i de relevante konti. Analysen omfatter en gennemgang af papirets eller elektronisk post af transaktionen, såsom en faktura, en kvittering eller en elektronisk overførsel. Fælles transaktioner omfatter salg af produkter, levering af tjenesteydelser, køb af forsyninger, betaling af lønninger, køb af reklamer og registrering af rentebetalinger. I periodiseringsregnskaber skal virksomheder registrere transaktioner i samme periode, som de opstår, uanset om kontanter skifter hænder eller ej. Omsætning og omkostningstransaktioner påvirker de tilhørende resultatopgørelser samt balancekonti. Nogle transaktioner kan kun påvirke balancekonti.
Journal indlæg
Journal entries er det andet trin i optagelsesprocessen. En journal er en kronologisk oversigt over transaktioner. En post består af transaktionsdato, debit- og kreditbeløb for de relevante konti og et kort notat, der forklarer transaktionen. For eksempel er journalposterne for en kontantsalgstransaktion krediteret (stigning) salg og debitering (stigning) kontant. Journale poster beskriver alle virkningerne af en transaktion på ét sted. De er også nyttige til at opdage og korrigere fejl, fordi debet- og kreditbeløbene skal balancere i slutningen af en periode.
Udstationering til Ledger
Det tredje og sidste trin i optagelsesprocessen er at indsende journalposterne til hovedbogen, som indeholder sammendrag af alle konti. Hver post har felter til transaktionsdato, kommentarer, debiteringer, kreditter og udestående saldo. I det tidligere salgstransaktionseksempel involverer posteringsprocessen at indtaste et kreditbeløb for salgskonto, et debiteringsbeløb for kontantkontoen og opdatering af de respektive saldi. Den generelle hovedbog kan være i form af et bindemiddel, indekskort eller et softwareprogram.
