Udarbejdelse af et certifikat for beskæftigelse er en fælles opgave for menneskelige ressourcer. Det er dog generelt ikke en god idé at levere oplysninger om nuværende eller tidligere medarbejdere over telefonen. For en ting har du ingen måde at bekræfte den person, der ringer op. For en anden krænker brugen af information over telefonen de privatkontrolforanstaltninger, som de fleste virksomheder har på plads. En bedre mulighed er at kræve skriftlig tilladelse fra medarbejderen og derefter give arbejdsformidling skriftligt.
Hvorfor et certifikat for beskæftigelse?
Virksomheder og enkeltpersoner, der træffer beslutninger baseret dels på nuværende eller tidligere beskæftigelse og løn, har brug for en måde at verificere oplysninger fra en medarbejder. De mest almindelige er banker og andre udlånsinstitutter, husejere, bemandingsagenturer og andre potentielle arbejdsgivere. Långivere og husejere behøver normalt kun at verificere ansættelsesstatus og løn. Ansættelsesselskaber kan anmode om oplysninger vedrørende deltagelse, jobfunktioner og pligter. Din verifikationspolitik bestemmer, hvor meget information din virksomhed er villig til at levere.
Standard versus formel kontrol
De oplysninger, du medtager i et certifikat for beskæftigelse, afhænger ofte af, om du opretter et standard eller formelt certifikat. Enhver version skal være på officielle firma brevpapir og medtage dato, titel og underskrift af den person, der udsteder verifikationen. Et standardcertifikat, som et hus kan anmode om, omfatter typisk en ansattes navn, ansættelsesstatus, nuværende jobtitel og basisløn. Et formelt certifikat udstedt til en långiver kan også omfatte medarbejderens socialsikringsnummer og en officiel virksomhedsforsegling eller stempel fra en notar.
Format og stil
Et certifikat for beskæftigelse har ingen standard layout. Ved hjælp af et standard 8,5-til-11-tommer ark papir skal du sætte retningen til landskab og margener til 0,5 tommer for at få verifikationen til at se mere ud som et traditionelt certifikat. Indstil orienteringen til portræt og brug standard 1 tommer marginer for et forretnings brev udseende. Centrere brevpapiret, som skal indeholde firmanavn og kontaktoplysninger, og derefter begynde at indtaste bekræftelsesoplysninger. Du kan formatere certifikatet som et bord og indtaste hver enkelt information på en separat linje med dobbelt afstand. På venstre side skal du indtaste etiketter som "Medarbejder", "Aktuel position" og "Årlig indkomst." Tilføj de relevante oplysninger på højre side.
Leveringsindstillinger
Leveringsmuligheder er ofte forskellige for standard og formelle certifikater. For et standardansættelsescertifikat vil de fleste virksomheder sende, faxe eller e-maile oplysningerne til en modtager. Når et formelt certifikat indeholder et socialt sikkerhedsnummer, sender de fleste virksomheder oplysningerne via den amerikanske post. Du kan også tillade medarbejdere at afhente og levere deres eget certifikat. Uanset om du meddeler en medarbejder, at du har leveret et certifikat, afhænger størrelsen på din virksomhed og hvor mange forespørgsler du får for denne service.
