Mange mennesker vil ikke læse instruktioner undtagen som en sidste udvej. Når folk læser dem, er de kun hjælpsomme, hvis de er skrevet på et klart, præcist sprog. Når du forstår dit publikum, vil du være bedre forberedt på at give en introduktion, efterfulgt af vejledningen.
Undersøg din målgruppe
Instruktioner fortæller normalt en læser, hvordan man laver, bygger, driver eller vedligeholder et produkt eller en procedure. Først kvalificere din målgruppe sig til at vide, hvor godt de forstår emnet. For eksempel, hvis du skriver instruktioner til nye hyringer, skal de skrives i almindeligt sprog, mens instruktioner til ledende medarbejdere kan indeholde mere branchelingo. Brug sprog, der er passende for læserne, og med så mange detaljer som de skal udføre opgaven.
Opret en introduktion
Meget ofte læsere springe en fortælling indledning og flytte lige ind i instruktionerne. En måde at hjælpe læsere på med at gennemføre er at skrive en forklaring eller begrundelse for instruktionerne i en nummereret liste i stedet for et afsnit. Læsere er mere tilbøjelige til at gennemgå listen. Medtag formålet med vejledningen, hvem skal læse dokumentet og hvad det indeholder, hver under en særskilt overskrift. Denne introduktion giver også læsere et fingerpeg om, hvad der ikke er dækket.
Brug Active Voice
Undgå at bruge passiv stemme, f.eks. "Den hvide ledning skal indsættes i stik A." I stedet skal du skrive instruktioner som kommandoer, der kræver aktiv stemme, f.eks. "Sæt den hvide ledning i stik A." Uanset om du skriver en liste, en fortælling eller et hæfte, opdele lange sætninger med flere trin i korte instruktioner, der er angivet under overskrifter. Opsæt sætninger, der indeholder ordet "og" i kortere separate sætninger. I stedet for at skrive "Kablet skal splejses og placeres i det røde stikkontakt", skriv to sætninger, der begynder med handlingsord, f.eks. "Splice kablet. Placer det splejsede kabel i det røde udløb. "En klar fed linje kan sige noget som" Hook Up the Wires."
Adskilte handlinger fra forklarende oplysninger
Ofte kræver instruktioner også forklaringer. Skriv forklarende kommentarer på en af to måder. Fed de faktiske instruktioner, så de skiller sig ud, eller angiv forklaringer i en separat kolonne som reference. En taktik er at placere trinene på den ene side af dokumentet med forklaringerne i et kort stykke i en side om side kolonne. En anden, mere effektiv måde er at modbevise de faktiske instruktioner og fuldføre trin ved at skrive forklaringen. For eksempel: "Tryk på den røde knap i tre sekunder (fed skrift). Dette gør det muligt for lyset at aktiveres."
