Fundraising arrangementer kører gamut fra små sociale og tema galas til offentlige arrangementer. Ifølge P. Burke Keegan, forfatter til "Fundraising for Nonprofits", før du planlægger en begivenhed, skal du kunne identificere 50 procent af dine deltagere til en lille, privat sammenkomst. For en ekstravaganza vil 35 procent gøre, siger han. Selv om en meddelelse i papiret trækker alle frem til en offentlig begivenhed i parken, kræver begivenheder, der kræver et højt finansielt engagement eller en begrænset gæsteliste, en personlig invitation til at sikre denne kernegruppes deltagelse.
Vælg formatet. Reserver detaljerede multimediebreve til potentielle sponsorer for begivenheder eller retten til store donorer. For den aktuelle gæsteliste er individets eller parrets tilstedeværelse på arrangementet det primære mål. Vælg et trykt eller indgraveret enkeltfoldigt kort til de mest formelle begivenheder. Til afslappede kjolebegivenheder er et trykt brev tilstrækkeligt.
Åbn invitationen med en hilsen eller en meddelelse om optagelse. Ved brev sendes invitationen ved hjælp af individets sociale titel, f.eks. Dr., Mr., Ms eller Miss. Udvid invitationen på vegne af organisationen. Hvis invitationen ikke er personlig, skal du afstå fra at adressere den enkelte efter navn og starte med organisationens besked. For eksempel "Widget Collector's Foundation inviterer dig hjerteligt til at deltage i Gala Under Stars."
Uddyb om arrangementets detaljer. Definer arrangementets format og formål, for eksempel: "En formel middag med provenuet til gavn for WCFs Outreach Program." Fortæl modtageren med nyheder om en berømthed, der deltager som ceremoniemester eller en keynote-højttaler.
Inkluder tid, dato og sted. Forespørgslerne besvarer en bestemt frivillig eller velgørende medarbejder eller en bestemt e-mail-adresse.
Angiv registreringsgebyret. Angiv om det vurderes pr individ, parti, bord eller hold. Indsend eventuelle rabatter vurderet for avanceret billet køb.
Tilføj hovedstedet på lokalet, så de mistede deltagere kan klarlægge retninger på dagen for arrangementet. Afklare formålet med nummeret. Skriv f.eks. "Kun til vejledning". Alternativt kan du udskrive et lille kort på bagsiden af et brev eller medtage et lille kortindsats i et invitationskort.
Luk med en krog. Rally indbydende til at deltage med et sidste anbringende. Påmind dem hvorfor begivenheden er vigtig. For eksempel "Lad os redde hunde i Orange County sammen."
