Regnskab er en detaljeret forretningsfunktion, hvor virksomheder registrerer, rapporterer og analyserer finansielle transaktioner. Disse oplysninger giver almindeligvis støtte til ledelsesbeslutninger og investeringsbeslutninger for eksterne interessenter. Regnskabsoplysninger kræver typisk dokumentation for udarbejdede regnskabsrapporter og erklæringer. Denne dokumentation understøtter regnskabsoplysningerne og giver en person flere dokumenter eller tal for at vurdere rapporten.
Manualer
Regnskabsvejledninger dokumenterer de specifikke politikker og procedurer, som en virksomhed følger, når de håndterer finansielle oplysninger. I USA er almindeligt anerkendte regnskabsprincipper (GAAP) de mest autoritative regnskabsstandarder. GAAP er principbaseret, hvilket betyder, at virksomheder har en vis grad af breddegrad, når de anvender principperne på deres virksomheds finansielle oplysninger. Virksomhedsejere og ledere opretter imidlertid typisk en manual til at give supplerende dokumentation om de specifikke metoder, de bruger, når de anvender GAAP. Offentlige selskaber skal også videregive disse oplysninger i deres finansielle rapporter offentliggjort.
Transaktionsoplysninger
Virksomheder kræver ofte en vis mængde information eller dokumentation for forskellige finansielle transaktioner. Eksempelvis omfatter konti til betalingskunder almindeligvis en købsordre, der modtager billet- og leverandørfaktura, når de anmoder om ejerens underskrift for en check. Denne dokumentation hjælper ejere med at forstå formålet med checken og verificere dens nøjagtighed og gyldighed. Andre transaktioner kræver tilsvarende dokumentation for regnskabstransaktioner. Datoen, beløbet, transaktionens formål, underskrift af præparat, godkendelses signatur og andre oplysninger kan være nødvendige for regnskabstransaktioner.
Revisionsspor
Et revisionsspor er ofte den mest almindelige dokumentationsprocedure i regnskabsaflæggelsen. Audit trail information hjælper enkeltpersoner med at se, hvordan regnskabsafdelingen gennemfører finansielle og regnskabsmæssige transaktioner. Computeriserede regnskabssystemer har styrket revisionssporprocessen, fordi de fleste systemer registrerer et tids- / datostempel, der angiver optagelse af transaktioner. Andre revisionssporprocedurer omfatter levering af det oprindelige transaktionsdokument, håndskrevne noter vedrørende matchecheck eller andre beregninger, journalregistreringskopier og et stempel, der angiver transaktionskvittering af virksomheden eller posten i regnskabslisten.
