For de fleste ledere er disciplinering af medarbejdere en af de mest ubehagelige oplevelser, som man skal kæmpe for. Ledere har ansvaret for at skrive disciplinære handlinger, der forbliver i medarbejderfiler for at dokumentere medarbejderens forseelse. Disse bogstaver har to funktioner: at underrette medarbejderen om, hvad der vil ske for ham som et resultat af hans overtrædelse og at tjene som en permanent registrering af ansattes fejl i sin fil.
Indlæs printeren med firmaets brevpapir. Dette brev bliver en del af medarbejderens officielle fil, så du skal følge den relevante protokol.
Indtast hele datoen. Spring over en linje og indtast medarbejderens navn og firmaadresse. Selvom du ikke faktisk sender brevet, følger det rigtige forretningsbrev format, der giver indtryk af professionalisme.
Start brevet ved at skrive medarbejderens navn efterfulgt af et kolon. Spring en linje over.
Start det første afsnit ved klart at angive arten af overtrædelsen. Se din virksomheds medarbejderhåndbog, så medarbejderen kan se op på reglen for sig selv. Giv specifikke oplysninger om overtrædelsen, som f.eks. Datoen hændelsen opstod og nævne andre medarbejdere, der var involveret.Når du angiver disse oplysninger, vil det klart hjælpe dig, hvis medarbejderen bestrider disciplinærsagen og tager sagen til retten.
Forklar detaljeret, hvad medarbejderen gjorde forkert, og hvordan hun skulle have handlet i situationen. Medarbejdere bryder nogle gange regler, fordi de ikke forstår dem klart, så en forklaring på overtrædelsen og passende informationer vil forhindre hende i at begå overtrædelsen en gang til. Tilbyd at møde medarbejderen for at diskutere sagen i detaljer.
Giv medarbejderen mulighed for at gøre erstatning for overtrædelsen, f.eks. Ved at skrive et formelt brev af undskyldning til den anden part. Informer ham om frister for indsendelse af svar eller brev.
Fortæl medarbejderen klart og konkret, hvad hun kan forvente som følge af denne overtrædelse. Giv passende oplysninger om hendes nuværende straf, som f.eks. Datoer for eventuelle høringer eller effektive datoer for opsigelse af hendes beskæftigelse, hvis det er relevant. Hvis medarbejderen kan forvente en progressiv disciplinær handling som følge af yderligere overtrædelser, informere hende om, hvad disse straffe vil være.
Giv medarbejderen oplysninger om klageprocessen, hvis det er relevant.
Bed medarbejderen om et formelt svar for sin fil; ofte vil dette svar være i form af et formelt brev. Du har brug for denne dokumentation for medarbejderens fil, hvis han behandler sagen for retten.
Indtast dit fulde navn og titel. Udskriv brevet og underskriv dit navn om dit indtastede navn i blåt eller sort blæk.
Lav flere kopier af brevet. Behold 1 kopi i medarbejderens fil, giv en anden til din virksomheds advokat og hold en anden til dine egne optegnelser.
Send brevet til medarbejderen eller giv det til ham foran en medarbejderrepræsentant eller administrativ assistent. Du har brug for bekræftelse på, at medarbejderen modtog den officielle meddelelse.
Tips
-
Hold tonen professionel og faktisk. Dette brev kan gå til domstol, hvis medarbejderen bestrider disciplinærsagen, og du vil altid være professionel og retfærdig.
