Ethvert valg, der gøres, når du driver en virksomhed, kan påvirke bundlinjen, men nogle gange er forandring tvunget på virksomheder, og beslutninger bliver ved at forsøge at gøre det bedste ud af en dårlig situation. I disse tilfælde undersøger den pragmatiske virksomhedsejer at se, hvilke konsekvenser der kan opstå, og hvordan forskellige reaktioner kan ændre udfaldet. For at gøre dette bruger de konsekvensanalyse.
Hvad er konsekvensanalyse?
Effektanalyse er det ordsprogede "look før du springter", "hvad hvis", der stopper et dumt hårdt træk, der kan komme fra knækroppens reaktioner på forandring.
Hvis nogle aspekter af din virksomhed er forstyrret, hvad er konsekvenserne? Hvordan vil det påvirke dit team, dit budget, dit overskud, dine tab og din fremtid? En konsekvensanalyse er en formel måde at indsamle data og antagelse til støtte for fordele og ulemper ved enhver ændring eller forstyrrelse af din virksomhed. God konsekvensanalyse vil hjælpe dig med at identificere genoprettelsesstrategier, forebyggelsesmetoder eller midler til at begrænse virkningerne for virksomheden.
Forstyrrelser kan komme i mange former - fra oversvømmelsen efter en orkan til noget enklere, som en tillid til leverandørens lukkebutik. Hvorvidt forstyrrelsen er stor eller lille, har det hele en indvirkning. Men traditionelt har konsekvensanalyser været betragtet som "kontinuitetsstyring", et must-do-skridt i katastrofeinddrivelse, hvor der er mere signifikante konsekvenser.
Hvorfor skal du foretage en konsekvensanalyse
Effektanalyse udføres normalt, når der er en negativ indvirkning eller trængsel, der skal konfronteres, og der findes beslutninger, ofte i tilfælde af katastrofe eller andre pludselige og uforudsete konsekvenser. Gendannelse fra sådanne problemer kan ofte udføres på flere måder, men hvis det fulde omfang af konsekvenserne ikke er kendt, kan der ikke være et godt grundlag for at træffe beslutninger. Analysen er beregnet til at ændre oddsene ved at give en bedre overordnet forståelse, før man træffer foranstaltninger.
Ofte tvinges uforudsete ændringer på en virksomhed, hvilket betyder, at der ikke har været nogen forberedelse til det. Måske ændres borgerskabslovgivning vedrørende arbejdstid eller trafikplanlægning. Måske er en lokalitetsændring påkrævet efter en uventet, dramatisk lejestigning eller en massiv VVS-katastrofe udfoldet. Måske er forsyningskæden blevet forstyrret.
I alle disse tilfælde kan konsekvensanalyse hjælpe ledelsen med at forstå de sande omkostninger i den situation, de er i, og hvordan man kan bevæge sig fremad.
Det er fantastisk, at konsekvensanalyse hjælper i disse situationer, men det er et nyttigt værktøj, som det ikke bør henføres til kun at blive brugt i nødsituationer. Når en større ændring står foran en virksomhed, kan konsekvensanalysen hjælpe med at gøre klarhed, før der træffes effektive beslutninger.
I sidste ende, hvorfor du har brug for konsekvensanalyser kommer ned til virkeligheden, at virkningerne sjældent føltes kun på bundlinjen. De påvirker mærke, tillid, loyalitet, omdømme og andre aspekter, der ikke er sorte og hvide, hvilket kan have langvarige konsekvenser.
Hvad skal man se efter i en konsekvensanalyse
Konsekvensanalyse ville være lettere, hvis det drejede sig om penge, men der er meget ridning på forandring og katastrofeinddrivelse hos din virksomhed.
Selvom en forretningsmæssige konsekvensanalyse skal være noget omfattende, er det vigtigt ikke at gå overbord og skabe en overflod af vurderingskategorier. For meget data spredes for tyndt kan mudret vandene.
I stedet skal du tage et overblik, der adskiller effekten mellem "kvantitative" og "kvalitative" effekter. Kvantitativ er noget der påvirker resultatet og tabet fra et penge ind / penge ud perspektiv. Således vil dette indebære tab af indtægter, stigninger i driftsudgifter og eventuelle sanktioner, bøder eller sanktioner som følge af konsekvenserne. Kvalitativ vurdering handler mere om resten af det - hvordan det påvirker kunden, hvordan det ændrer følelsen for mærket, eventuelle skader eller kredit til virksomhedens omdømme og selv om fakturaer kan betales straks for at opretholde god stilling med leverandører.
Der vil være indlysende kategorier, som næsten enhver konsekvensvurdering skal omfatte, som driftsomkostninger øges, indtægtstab og mærke eller omdømme skade. Men andre områder, der studeres, bør afspejle virksomhedens centrale mission.
Antag for eksempel, at det er et læge kontor, der har lidt en oversvømmelse. Kontoret kunne måske forblive åbent trods skaden, men hvis det vil forårsage partikelforurening i luften eller kompromittere varmen eller komforten i venterområdet, er det vigtigt at overveje sikkerhed og sikkerhed for patienterne. Det har også betydning. Men at lukke for lang tid og forsinke tjenester kan være farligt for nogle kunder - men denne faktor vil ændre sig i løbet af sommermånederne, når mange patienter er på ferie versus i november, når alle er tilbage på arbejde og skole som influenzasæson raser.
Effektanalyseparametre varierer meget afhængigt af den involverede forretningstype, så det er vigtigt, at du forstår, hvad eksterne faktorer kan og påvirker, hvordan din specifikke forretning trives eller fejler. Ved at kende dette vælges tre eller fire kategorier for hver kvantitativ og kvalitativ konsekvensvurdering og udarbejder detaljerede noter i overensstemmelse hermed. Sørg for at du bruger aktuelle eller seneste data og samarbejder med andre ledere eller medarbejdere for deres observationer eller indsigt, da deres input kan være værdifuldt for din strategisering.
Tre hovedvirkningskategorier
Hvis du har en forretningsmæssig indvirkning, vil det sandsynligvis være fra en af tre kategorier:
- Den ene er et tab, der påvirker en bygning eller butik, som kan være forårsaget af brand, katastrofe, vandskader og andre situationer, der forårsager skade, der er tilstrækkeligt til forstyrrelser i virksomheden.
- To er data- og teknologiforstyrrelser, hvor du har mistet computersystemer, eller du har haft store sammenbrud i teknologien eller maskinen, der hjælper dig med at gøre din daglige forretning.
- Tre er tab af personale og andre ressourcer, der kunne være forårsaget af f.eks. Udbredt sygdom eller effekten af en transitstrejke, der er i gang.
At udføre konsekvensanalyser, der ikke fremkommer
Nogle gange udfører konsekvensanalyse efter katastrofer som at lære at svømme efter at være faldet fra en båd - det er ikke ideelt.
Løbende konsekvensanalyser før katastrofer sker, er lidt som sikker kørsel, hvor du altid bør være opmærksom på, hvad føreren to biler foran dig gør, ikke kun den ene foran dig. Det forbereder dig, så du er klar til at handle, hvis tingene sker.
At forstå ting som omkostninger og indvirkning på mulige forstyrrelser, som oversvømmelse og forsyningskædes omveltning, giver dig mulighed for at oprette beredskabsplaner, så du kan flyve til handling i stedet for at finde ud af, hvor du står. For større virksomheder kan forebyggende konsekvensanalyser redde dagen, hvis tingene går sidelæns ned ad vejen. Tilfælde som oversvømmelser, isstorm og leverandørproblemer kan alle planlægges i forvejen, og konsekvensanalyse kan hjælpe.
Ofte sker der konsekvenser med en advarsel. Måske har en leverandør lettet, at de måske ikke kan give dig et bestemt mærke af produkt eller en slags service, du er blevet afhængig af. Ved at køre en virksomhedspåvirkningsvurdering kan du muligvis finde ud af, hvilke handlinger der er ideelle, hvis denne ændring finder sted. Måske indser du, at du ikke kan acceptere denne ændring, så du kunne kilde en ny udbyder og muligvis forhandle med dem. Måske lærer du, at din betroede leverandør finder et alternativ, så du kan vurdere, om dette vil virke for dig og dine kunder.
Navigering af konsekvensanalyser
Virkninger er trusler mod din virksomhed, og at have trusselberedskabsplaner er en del af at være en smart virksomhedsejer. Men hvad nu hvis det er hvad de kalder en "sort svanehændelse" - noget du ikke kan forudse, hvilket er helt uforudsigeligt og uventet? Hvordan samler du brikkerne og forstår hvad der virkelig står på spil?
Ud over sorte svanehændelser er de andre muligheder, at du står over for en krise, både kendt og forberedt til, eller det er noget, der er kendt, men uforberedt til.
Uanset hvad der er tilfældet, skal du flyve til handling. Du skal bruge stabile mennesker ved roret, så du kan finde ud af hvad du skal gøre næste gang.
Alle disse situationer betyder, at tiden er kritisk, og der er brug for handling for at indeholde tab af indkomst og forhindre forretningsforstyrrelser i at være længere end nødvendigt. Ved at have systemer til rådighed til sikkerhedskopiering af data off-site for at bevare adgangen til ting som leverandører, medarbejdere og andre kontakter, du har brug for under genopretning af effekten, kan du komme hurtigt og hurtigere.
I dystre situationer, ved nogle eksperter, gør dette for at leve. Kontakt et forretningskrisestyringsfirma kan hjælpe dig med at komme igennem det indledende chok og formulere en hurtigere handlingsplan for at gøre triage. Det kan være dyrt, men du skal veje det mod de ekstra omkostninger, der kan lide, hvis du forsøger at finde ud af, hvor du skal starte på egen hånd.
Konsekvensanalyse: En casestudie
Her er et eksempel på en ikke-emergent situation, der nyder godt af at foretage en konsekvensanalyse, før du reagerer på dårlige nyheder.
Forestil dig at køre en kaffebar i et travlt hjørne. Nyheden kommer ned, at regionale transitmyndigheder har godkendt en ny buslinje til at løbe parallelt med din forretningside. Ovenstående byggeplan siger, at arbejdet kan være i gang i varierende grad i to år. Det betyder, at der vil være en metalbarriere på begge sider af gaden for meget af den tid, hvilket blokerer trafikken på tværs af gaden i over en kilometer. Her og der vil fodgængere kunne krydse, men ikke biler; men selv fodgængere vil kæmpe. Hele området forventes at lide tab af forretninger, og mange af dine kolleger tænker på at flytte.
Så dilemmaet er, bliver du, eller går du? Hvis du bliver i to år, har du en førsteklasses butikskonkurrence med sandsynligvis flere forretninger, end du nogensinde har haft før, da det bliver et transitnav. Stopet vil være lige der, og et nyt destination supermarked vil have afsluttet konstruktion på tværs af gaden. Men i mellemtiden står du over for et dramatisk tab i erhvervslivet. Ikke flere drev folk stopper for kaffe og meget få mennesker fra ud over barrieren. I hvilket omfang vil din virksomhed lide?
På den anden side ville flytte være dyrt. Du skal foretage en positionsanalyse, få tilladelser og endda nye visitkort og brevpapir. Du ville miste langsigtede kundekunder, der stole på dig uden for bekvemmelighed eller vane. Du skal markedsføre i et nyt kvarter. Der ville være byggeomkostninger. På den anden side vil opretholde hvor du er, ville betyde at holde diehard lokalbefolkningen - din kernepatrons - og sandsynligvis få beskyttere fra dem, der arbejder på buslinjen. Når arbejdet eskalerer, og forretningen går langsommere om sommeren, kan du renovere butikken, da forretninger vil være tabt alligevel, og om to år vil du have et nyt udseende lige i tide til nye kunder.
Her giver en konsekvensanalyse dig en fast ide om, hvad du taber i forhold til det, du får fra begge scenarier. Måske bestemmer du gevinsterne fra at flytte ikke opveje omkostningerne ved at gøre det, og opholder sig mest fornuftigt. Nu kan du danne en strategi. Forhandle med udlejer for en lejebeløb for ikke at forlade under opførelse, plus cement en god aftale om en langsigtet lejekontrakt for postbussens levetid. Måske reducere timer, skære personale og justere budgettet. Med en mindre hektisk butik ville det være den perfekte tid til at gøre mere samfundsmæssigt opsøgende eller starte den åbne mikro-nat, du altid har tænkt på, så du kan plante frøet til mere forskelligartet forretning, når bygningen slutter.
Konsekvensanalyse er Smart Management
Selvom konsekvensanalysen i første omgang er født af katastrofeinddrivelse, er virkeligheden, at den også kan bruges til at forhindre katastrofale beslutninger. Vil ændringer, du foretager, føre til kun minimale gevinster, mens du koster penge til at gennemføre? Vil dit mærke og omdømme lide, modvirke eventuelle økonomiske besparelser, som ændringer kan have?
Ved at benytte lejligheden til mere nøje at overveje konsekvenser og udbetalinger fra at foretage ændringer i din virksomhed eller ved at bruge analyser til at begrænse uønskede virkninger, kan du opdage uventede fordele - eller undgå at komprimere en allerede uheldig situation. På nogen måde er konsekvensanalyse blot et andet smart våben i arsenalen af enhver velforberedt virksomhedsejer eller leder.
