Når der anmodes om betaling fra en klient, anvendes passende foranstaltninger til at oprette effektive breve til at sende til dem. Brev til at anmode om betaling anvendes, når en kunde undlader at betale en regning inden for forfaldsdagen. Jo længere tid det tager for en kunde at betale en regning, jo flere bogstaver skriver et firma til denne person. Et brev, der anmoder om betaling, skal være høfligt, klart og bør tilbyde detaljer om den udestående regning.
Brug firmaets brevpapir, da den indeholder alle organisationens kontaktoplysninger og ofte ser mere formelle ud.
Adresse brevet. Inkluder datoen for brevet efterfulgt af kundens navn og adresse. Adressér personen ved at angive "Kære", efterfulgt af klientens fulde navn.
Angiv formålet med brevet. Et brev til betalingsanmodning skal tydeligt formidle dette formål i begyndelsen af brevet. Brug en professionel tone og hold ordenene positive og varme.
Medtag detaljer om gælden. Angiv datoen for ydelsen af denne gæld, den oprindelige forfaldsdato og det skyldige beløb inklusive eventuelle gebyrer. Indsæt fakturanummeret også, så klienten kan finde originaldokumentet lettere. Mange virksomheder vil også inkludere en kopi af den oprindelige faktura i denne type brev. Informer også kunden om den rentesats, for hvilken forsinkede gebyrer beregnes.
Bed kunden om betaling. Lad kunden vide, at yderligere forsinkede gebyrer kan undgås ved at betale hele beløbet inden for en bestemt dato. Bed kunden om at ringe til dig for at gøre ordninger, hvis han ikke er i stand til at foretage betalingen fuldt ud inden denne dato. Medtag dit telefonnummer og direkte udvidelse, hvis det er nødvendigt. Medtag også din e-mail-adresse og tilbyde sin korrespondance på denne måde, hvis kunden ønsker det.
Tak kunden. Tilbyder din taknemmelighed til kunden, hvis der allerede er foretaget betaling, og takker kunden på forhånd for at sende en hurtig betaling. Fortæl kunden, at hvis han har spørgsmål, skal han ikke tøve med at ringe til dig om denne sag.
Skriv brevet. Afslut brevet ved at skrive "Med venlig hilsen", efterfulgt af dit navn og din titel.
