Sådan laver du et forsendelsesprocesflowdiagram. Virksomheder skal sikre, at medarbejderne overholder en standard fragtproces. Denne overensstemmelse bliver imidlertid vanskelig, når personomsætningen eller fragtvolumen pludselig stiger. Omgå disse problemer ved at lave et ruteplan for forsendelsesprocessen, der tydeligt skildrer virksomhedens godkendte procedure.
Brug et tekstbehandlings- eller grafikpræsentations-computerprogram, der opretter tabeller eller diagrammer. Indsæt et felt, tekstboks eller række for hvert stort trin i virksomhedens fragtproces. Opsæt et enkelt side-dokument i landskabsformat. Tilføj titlen, "Shipping Process Flow Chart."
Start det første trin ved at identificere, hvordan virksomheden begynder en ny ordre. Få medarbejderne til at sikre, at partier ikke er duplikater eller bedrageriske. Udpege personale til at udskrive pakker og sortere batcher af transportør som FedEx, DHL, US Mail eller UPS. Find medarbejderne derefter transportørens specifikke forsendelsesformular og udfyld hver transportørs håndteringsrapport.
Opdrag medarbejdere til at identificere transportørens emballeringsvejledning. Følg dette med et skridt, der forklarer, hvordan personale kontrollerer, at hver enkelt operatørs krav er opfyldt. Indsæt trin, der forklarer, hvordan brugerdefinerede pakker skal samles. Angiv hvor i forsendelsesafdelingen medarbejdere skal finde disse forsyninger.
Giv vejledning i at udfylde virksomhedens forsendelsesetiketter. Indsæt trin, der kræver, at medarbejderne indtaster posens vægt og forsendelsesdestination. Tilføj et skridt, der instruerer personale til at udfylde en virksomheds forsendelsesbekræftelse. Forklar derefter, hvor medarbejderne skal placere samlede pakker klar til forsendelse.
Udfør diagrammet med trin, der oplader medarbejdere for at bekræfte deres overholdelse af hele proceduren. Bed dem om at kontrollere, at de har indtastet ordren i virksomhedens edb-system eller en logbog. Desuden anmode medarbejderne om at gennemgå forsendelsesetiketter for præcise oplysninger. Det sidste trin skal angive, at de indtaster sporingsnumre i virksomhedens daglige forsendelsesrapport.
