En dokumentdistributionsmatrix giver dig en visuel reference til at bestemme, hvordan du kommunikerer med en bred vifte af mennesker. Disse matricer er nyttige i erhvervslivet, skolen og enhver anden organisation, der kommunikerer gennem trykte eller edb-dokumenter. Computeriserede regnearkværktøjer, som Excel, Numbers, 1-2-3 eller Calc, er de bedste værktøjer til oprettelse af en dokumentdistributionsmatrix, men du kan bruge enhver software, der lader dig oprette tabeller. Hvis din organisation er lille, kan du muligvis tegne din matrix ud af hånden.
Start en ny projektmappe i dit regnearksprogram eller opsæt en ny tabel i et tekstbehandlingsprogram. Regnearksprogrammer kan håndtere flere data end tabeller, så vælg det format, hvis du har muligheden.
Angiv alle typer dokumenter, du bruger til din organisation, på tværs af den øverste række i dit regneark, begyndende i den anden kolonne. Dokumenttyper til en generel matrix kan omfatte kalendere, møderminutter, indtjeningsrapporter og specielle bulletiner. Hvis din matrix er til et bestemt projekt, skal du liste de individuelle dokumenter relateret til projektet frem for dokumentkategorier. En byggeprojektdokumentmatrix kan f.eks. Nævne elementer som elektriske tegninger, arkitektoniske tegninger, forhøjelser og kopier af specifikke tilladelser.
Angiv alle medlemmer af din virksomhed eller organisation ned i den første kolonne på venstre side af dit regneark, begyndende i anden række. Bryd folket ind i kategorier, hvis det er relevant. For eksempel kan i kategorier med små virksomheder kategorier være "Ledelse" med alle ledende medarbejdere opført alfabetisk under kategorien overskriften "Medarbejdere" med dem, der er angivet alfabetisk nedenfor, "Kunder" med dem, der er angivet alfabetisk og "Marketing" med alle dine eksterne marketing kontakter opført.
Tjek din overskrifts række og kolonne for at sikre, at begge lister er komplette. Hvis det gør det lettere at få vist matrixen, skal du tilføje skygger til medlemskategorien rækker, så du har en pause mellem de typer personer, der modtager din dokumentation.
Arbejd ned din første dokumentkolonne, som vil være kolonne B i de fleste regnearksprogrammer, og anbring en "e" i cellen ved siden af navnet på enhver person, der skal modtage dokumentet elektronisk. Placer en "p" i cellen ved siden af enhver person, der skal modtage en papirkopi af det pågældende dokument. Hvis en person ikke skal modtage det pågældende dokument, skal du lade cellen ved siden af hans navn være tom. Hvis dine behov er mere komplekse, skal du ændre notationen til din organisation. Du kan f.eks. Skrive "2 papirkopier" eller "p-2" for at angive flere kopier. Så længe alle i din organisation forstår notationen, skal du bruge en hvilken som helst metode, der virker for dig.
Gentag processen for hver kolonne ved at arbejde ned i listen for at markere papir og elektroniske kopier. Dette fuldender din dokumentdistributionsmatrix.
Opret hyperlinks fra dit dokumentdistributionsmatrixark til din kontaktinformationsdatabase, hvis det er muligt. Dette vil lade dig klikke på et navn i din matrix for at åbne personens kontaktoplysninger, så du nemt kan sende elektroniske eller papirkopier. Tjek dit regnearksprograms "Hjælp" -fil for at lære at gøre dette.
Tips
-
Du kan også bruge dokumentdistributionsmatricer til at registrere, hvor dine dokumenter er gemt. I dette tilfælde skal du liste dine dokumenter i den første kolonne og dine opbevaringssteder øverst, f.eks. "Webserver", "Hovedkontor arkivskab 1", "Modtagelsescomputer" og så videre. Placer en "X" i cellen, hvor dokumentets titelrække og lagringssøjle møder.
