Næsten alle på et eller andet tidspunkt vil blive genstand for en skriftlig rekord, der sætter dem i et dårligt lys. Det kan være lige så enkelt som en rekord af en uformel diskussion af din tardiness. Det kan være en formel rådgivning i en disciplinær procedure, der kan koste dig en lønforhøjelse eller endda dit job. I værste fald kan det være et brev, der afslutter dit job. I hver hændelse skal du skrive og indsende et brev med genbekræftelse. Dette brev er beregnet til at hjælpe dig med at løse en tvist ved at give din side af historien.
Elementer du skal bruge
-
Referencemateriale, der specifikt vedrører din sag
-
Det oprindelige brev mod dig
Dekonstruer brevet mod dig ved at bryde det fra stykke ved afsnit. Hvis afsnitene er lange eller indeholder meget detaljer, skal du bryde det ned til sætningsniveauet. Denne dekonstruktion giver dig mulighed for at se brevet på en rationel måde.
For hvert element af negativ information skal du konstruere en gentagelse, der forklarer den. Når du forklarer disse ting, skal du være opmærksom på at tale om afvisningen, så du bliver kastet i et positivt lys. For eksempel: "Mr. Smith har været sent fire gange i løbet af rapporteringscyklussen" kunne afvises med et afsnit, der forklarer hver begivenhed. Man kunne sige: "I løbet af de 100 arbejdsdage i rapporteringsperioden var jeg på 96% af tiden, hver hændelse var på grund af omstændigheder uden for min kontrol. Hver hændelse blev rapporteret til min vejleder hurtigst muligt." Din gentagelse fortæller manglen og ved at bemærke den overvældende høj deltagelsesrate, trivialiserer klagen. Selvfølgelig, hvis brevet var skrevet med mere detaljer, ville din genbekræftelse også være mere detaljeret.
Når du har alle dine fakta, referencer og oprindelige udkast skrevet, vil du samle dit brev. Åbningen skal være respekt for autoritetsfiguren, som vil se den. Det vil give en kort sammenfatning af, hvorfor brevet skrives. Derefter vil du tilføje dine oplysninger, der afviser det oprindelige brev. Endelig vil du lukke respektfuldt.
Et eksempel kan være sådan noget: "Sir, jeg skriver for at give yderligere oplysninger om brevet i min fil den 1. januar 2011 af Mr. Supervisor om min forsinkelse. Mr. Supervisor sagde at jeg havde været sen fire gange. Det er sandt, men hans brev nævnte aldrig, at jeg hver gang forklarede mig for ham. Og han accepterede hver forklaring som en gyldig grund. Da rapporteringsperioden er 100 arbejdsdage, har jeg 96 procent på Tidsmæssig deltagelse. Respektivt, hr. medarbejder."
Som du kan se fra eksemplet, er der ikke behov for at være alt for lange, uhøflige eller endda obsequious. I stedet holder du det kort, fokuseret udelukkende på de negative oplysninger i den oprindelige bogstav og personlighed fri. En upartisk tredjepart kan nu læse begge breve og trække deres egne konklusioner.
Tips
-
Indsend din henvendelse inden for 24 timer efter, at det originale brev blev leveret til dig. Ved udarbejdelse af dit brev henvises til relevante bestemmelser, der understøtter din position.
Advarsel
Bliv ikke personlig. Hvis du angriber tegnets navn - navn, f.eks. - for den oprindelige forfatter, vil du se uprofessionelt, samtidig med at du forbedrer den originale forfatter i læsernes øjne. Opblæs ikke fakta de er for nemme at verificere. Du må ikke gentage i din personlige sæbeboks, bare holde sig til fakta. Skriv aldrig noget, du ikke må målbart bevise, hvis du bliver bedt om det.
