Talepointpapirer indeholder nøglefakta og ideer om et bestemt emne eller begivenhed. Brugt udbredt i PR og kommunikation, talepunkter papirer hjælpe dem med et ansvar for at tale til offentligheden give klare, præcise og konsekvente oplysninger. Talepapir bruges både til at nå ud til offentligheden for at give information og til at reagere på offentlige henvendelser under kriser. Ved at "tale med en stemme" ved hjælp af et delt talepapir, kan en organisation øge effektiviteten af kommunikationsprogrammet.
Skrivning af et talepointpapir
Før du begynder at arbejde på dit talepoint papir, skal du være sikker på, at du har præcise oplysninger. Find ud af dem, der er mest involverede. For eksempel, hvis du har brug for at oprette talende punkter vedrørende et budgetproblem, tale direkte med en ledende medarbejder med oversigt over budgettet. Stol ikke på mund til mund. Spørg din kilde detaljerede spørgsmål og anmode om, at hun forsøger ikke at "spin" eller suge detaljerne. Sørg for at tage detaljerede noter.
Dit talerpapir vil bestå af en række punktposter, hver med en eller flere sætninger, der følger med den. Der er ikke behov for en introduktion eller anden tekst. Titel det: "Information til offentligheden." Du må ikke markere dit talepointpapir som "fortroligt". Du forsøger ikke at skjule noget, og oplysningerne på det talende punktpapir er for offentligheden.
Begynd med fakta: hvem, hvad, hvor og hvornår. Sæt dig selv i sko af en person uden kendskab til din virksomhed eller organisation, dens historie eller nylige aktiviteter. Dit første punktpunkt skal blot angive situationen. For eksempel: "Den 1. juli vil Company X skære 30 procent af sin indenlandske arbejdsstyrke på planter i Oregon og Idaho." Disse grundlæggende oplysninger findes i talepunkterne, således at de, der leverer oplysningerne ikke tilfældigt begår en fejlagtig fejl, hvilket fører til forvirring.
De næste par kugler skal give mere detaljerede oplysninger om processen eller aktiviteten. Hvis dine talepoint svarer på en negativ begivenhed, kan du dele positive oplysninger, men forsøg ikke at undergrave negativerne. Medier og offentligheden vil have oplysninger om detaljerne. For eksempel: "Hvad er processen med at underrette arbejdstagere, når de bliver opsagt? Vil der være fratrædelsesgodtgørelse eller omskoling?" Forsøg at foregribe disse spørgsmål og få svar klar. Husk, at ordlyden du vælger for hvert af disse punkter, vil blive genbrugt af dem, der leverer nyhederne.
De endelige punktpunkter i talepointpapiret bør fokusere på den vigtige besked, du vil have din højttaler til at forlade. Dette kunne være et nøglefakta, en plan eller en vision. For eksempel: "Vi er trist af de problemer, vi ved, at familierne står over for som følge af denne beslutning, men håber på det økonomiske opsving, at disse vil være kortsigtede nedskæringer." Indsæt ikke under alle omstændigheder i dine taler punkter papirpunkter, du ikke vil have din talsmand at lave. Talepunkter er ikke private dokumenter og kan læses af medierne.
Når du har gennemført dit talerpapir, skal du mødes med de involverede og med ledende ledere i din organisation til revision. Indarbejde feedback og udvikle en distributionsliste, der indeholder dem, der sandsynligvis vil blive bedt om at tale eller dele information med offentligheden. Dette kan omfatte den involverede leder eller leder, en talsmand, andre involveret i kommunikation i din organisation og medarbejdere med roller, der involverer offentligheden.
Tips
-
Vær ærlig og klar. Hold dine point korte. Færre point er bedre. Højttalere kan kun huske nogle få punkter ad gangen.
Advarsel
Sæt aldrig oplysninger i de talepunkter, du ikke ønsker at blive offentliggjort. Overstyr ikke den positive.
