Møder kan flounder uden ordentlig planlægning, selv med et klart formål og passende deltagere. Ved at bruge en dagsorden til at planlægge et møde kan hjælpe samlingen løbe jævnt og effektivt hen på nøglespørgsmål eller emner. Planlægning i forvejen giver de, der deltager i mødet, viden om, hvad de kan forvente, tid til at forberede og giver en ordre, hvor ting vil blive diskuteret. En anden grund til at agendas er populære er, at de sparer alle tid.
Hvad er en dagsorden?
Kort sagt, en dagsorden er en liste eller en plan. Denne liste indeholder emner og problemer eller problemer, der vil blive drøftet under et møde. Der er en række dagsordenformater; Formålet med og typen af møde vil bestemme hvilket dagsformat der skal bruges. Typer af dagsordener, der typisk anvendes, omfatter uformelle, formelle, prioriterede og tidsbestemte. At kende dig selv med hver dagsorden format giver dig mulighed for effektivt at vælge den rigtige type til dine behov.
Uformelt og formelt
En uformel dagsorden refererer i grunden til en uformel liste over emner, der vil blive drøftet under et møde og ofte smidt sammen i sidste øjeblik. En formel dagsorden følger mere af et format. Dette format indeholder typen af møde, lister møder facilitator og lister alle deltagerne. Dagsordenen følger derefter en bestemt ordre: Opkald til bestilling, opkald, minutter fra sidste møde, åbne spørgsmål, ny forretning og afbrydelse.
Prioriteret og Timed
Prioriterede dagsordener følger et prioriteret system. Varer er givet en ordre i henhold til den opfattede betydning for gruppen. Emnerne diskuteres derefter i denne rækkefølge. Timed-dagsordener henviser til at bruge en bestemt tidslinje til mødet - normalt er en tidsholder tildelt til at holde op på opgaven. I dette format vil dagsordenen blive oprettet i tidsintervaller. For eksempel 9: 30-9: 35: socialisering / opvarmning, 9: 35-9: 40: Gennemgang formål og ønsket resultat, 9: 40-9: 50: Gennemgå minutter fra sidste møde.
Bundlinie
Tøv ikke med at bede om input fra andre deltagere, når du opretter en dagsorden. Deltagerne kan give værdifuld indsigt om hvilke emner eller spørgsmål der skal diskuteres. At have de rette deltagere er nøglen til et velplanlagt og vellykket møde. Alle dagsordener bør indeholde formålet med sessionen have klare ønskede resultater klassificere dagsorden emner som enten informationsdeling eller informationsbehandling og slutte med et emnepakke og en diskussion af de næste trin.
