Et hensigtserklæring er en erklæring om din hensigt at gøre forretninger med en anden person; Det er ikke et juridisk bindende dokument eller en aftale, men det kan ledsage juridisk bindende dokumenter for at præcisere og opsummere den pågældende aftale. Der sendes ofte hensigtserklæringer mellem virksomheder, der overvejer en fusion eller fra en aktionær til en investeringsplan for at kvalificere sig til visse rabatter. Formatet for en hensigtserklæring er let at følge, og du kan skrive en stor hensigtserklæring om få minutter.
Elementer du skal bruge
-
Papir med brevpapir
-
Computer med printer, tekstbehandler eller skrivemaskine
Indtast datoen i øverste venstre hjørne af siden, under brevpapiret. Brug forretningsmargener, med hver linje skyllet til venstre uden indrykning.
Forlad to mellemrum under datoen, og skriv modtagerens adresse i flush-left-justeringen.
Forlad to mere tomme mellemrum, og kort opsummer emnet for brevet i et par ord på en enkelt linje.
Skriv en hilsen ved hjælp af modtagerens navn. Hvis du ikke kender modtagerens navn, skal du bruge "Dear Sir eller Madam:" i stedet.
Spring en linje under din hilsen, og kort opsummer projektet eller aftalen i to eller tre sætninger. Adressér specifikke mål og parametre for projektet eller aftalen i skarp, direkte sprog. Brug en høflig, professionel tone, men tøv ikke med at komme direkte til det punkt. Undgå vage generaliseringer og uddybende introduktionsmateriale - dette vil slå den forretningsorienterede læser som "fyldstof".
Spring en yderligere linje over, og redegør for den forventede samlede varighed af projektet eller aftalen, og hvornår projektet forventes at begynde. Brug den aktive stemme, og hold dine sætninger relativt korte. Da dette ikke er et juridisk bindende dokument, kan du lave et relativt optimistisk skøn over projekternes varighed, men pas på at holde dine estimater godt inden for muligheden for projektet.
Spring en linje over, og kortfattet redegøre for betalingsbetingelserne og passende kontaktoplysninger. Dobbeltkryd dine oplysninger i dette afsnit, især de finansielle og kontraktmæssige detaljer, for at være sikker på, at det er korrekt, så du kan undgå fremtidige fejlkommunikationer og klager. Tæt ved at takke læseren for hans eller hendes overvejelse af den foreslåede aftale og nævne at du glæder os til at mødes igen, for at diskutere arrangementet yderligere eller at modtage et svar. Indtast dit navn flere linjer under din afsluttende hilsen, og skriv bogstavet i rummet over dit indtastede navn.
