Hvis du er en virksomhedsejer, er det vigtigt at holde en ajourført liste over din beholdning. Beholdningsposter betragtes som forretningsmæssige aktiver, og bør opføres som sådan i dine regnskaber. Du har også brug for disse oplysninger for nøjagtigt at beregne, hvor meget forsikring du har brug for i tilfælde af tyveri, brand, oversvømmelse eller anden hændelse, som kan påvirke din beholdning. Hvis en hændelse opstår, vil din fortegnelsesliste hjælpe dig, når du indgiver et forsikringsanmodning.
Elementer du skal bruge
-
Computer
-
Software
Bestem hvilken type computersoftware du vil bruge til at optage og opdatere din beholdning. Mange virksomheder bruger et Excel-regneark til at liste deres lagerbeholdninger.
Indtast oplysninger som en beskrivelse af hvert element; mængder af varer serienumre på udstyr; fabrikantens navn købspris; og købsdato. Hver type forretning vil have forskellige ting at medtage. Et advokatkontor kan kun have kontorudstyr; et byggefirma kunne have bull bulldozere, lastbiler, trailere og værktøjer; en købmand kunne have kasseapparater, hylder, køleskabe, frysere og de fødevarer, de sælger. En stor butik eller et firma skal muligvis oplagre varer hver dag; et lille kontor måtte kun bruge lagerudstyr en gang om året. Ikke alt skal opfinde sig. Kontorartikler som papir, kuglepenne og papirclips behøver ikke at blive opfinde (medmindre du har en kontorforretning). Som en generel regel skal du oplagre alt, hvad du vil medtage på en forsikringsrapport.
Inkluder scannede kopier af kvitteringer fra dit oprindelige køb i dine computerregistre.
Inkluder scannede eller digitale kopier af fotografier af din beholdning i dine computerregistre. Tag f.eks. Billeder af computere, kopimaskiner, biler, lastbiler, smykker (hvis du ejer en smykkerbutik), maskiner mv.
Gem dine computerregistre på et sikkert sted, hvor en adgangskode ville være nødvendig for at få adgang. Giv kun adgangskoden til dem, du har tillid til med disse oplysninger.
Sørg for, at du har et antal kopier af din opgørelse, der holdes offsite på et sikkert sted. Giv din advokat, revisor og forsikringsagent en elektronisk kopi af din beholdning.
Overvej at få et pengeskab i din bank, hvor du kan beholde trykte og elektroniske kopier af din beholdning.
