Projektledelsesrapporter giver en opdateringsopdatering til et specifikt projekt. De er generelt skrevet på projektmilestene, men kan til enhver tid anmodes af klienten eller en vejledende. Projektledelsesrapporter er vigtige, fordi de giver projektlederen mulighed for at vurdere fremskridtene ved at sammenligne det med den oprindelige plan. Dette gør det muligt for lederen at kommunikere og forklare eventuelle ændringer, forsinkelser, problemer og positive til alle interessenter. Projektledelsesrapporter behøver ikke være langvarige, men bør omhandle alle aspekter af projektet.
Angiv projekternes identifikationsoplysninger: projektets navn, projektnummer (hvis der er en), kundens navn, kontaktpersoner, hvis kunden er en virksomhed eller organisation, projektets startdato og den adresse, hvor projektet udføres, hvis det er relevant. Angiv også navnet på projektlederen (PM), navnet på den person, der skriver rapporten, hvis forfatteren er en anden end PM, og datoen for rapporten er skrevet.
Angiv navnene på alle parter til hvem projektledelsesrapporten vil blive distribueret. Medtag alle entreprenører, medarbejdere, tilsynsførende eller kundekontakter, der modtager en kopi af rapporten. Medtag "Fil" nederst på listen for at angive, at en kopi af rapporten er placeret i projektfilen.
Evaluer det nuværende projekt omfang i forhold til det oprindelige projekt omfang. Bemærk eventuelle ændringer, der er foretaget, og inkludere både navnet på den part, der anmodede om ændringen og navnet på den part, der godkendte ændringen.
Evaluer den aktuelle projekt tidslinje mod den planlagte tidslinje. Forklar eventuelle forsinkelser eller gevinster og angiv, hvordan de vil påvirke den samlede tidslinje. Angiv, om forsinkelser i øjeblikket er løst eller uløst. For uopklarede forsinkelser skal du forklare planen for at løse problemet og angive, hvornår du forventer at problemet løses. Hvis afslutningsdatoen er ændret, angiv en ny afslutningsdato.
Sammenlign det nuværende budget til det oprindelige budget. Overvej begge omkostninger (det beløb sælgeren betaler i arbejde og materialer for at fuldføre projektet) og pris (hvad kunden betaler efter projektets afslutning). Husk at medtage ændringer i omkostninger eller pris forårsaget af ændringer i anvendelsesområdet. Vedhæft et opdateret projektbudget, hvis det er relevant.
Sammenlign det nuværende risikomiljø med den oprindelige risikovurderingsformular. Angiv hvilke risici der er blevet elimineret og som stadig er til stede. Angiv eventuelle nye risici, der er opstået sammen med deres potentielle budget- og tidslinjeplikationer. Tilbyde en plan for at undgå eller reagere på nye risici.
Tegn dokumentet. Hvis dokumentet er mere end en side, skal du starte hver side. Nogle virksomhedsprocedurer kræver også, at vejleder og / eller klient logger på alle projektledelsesrapporter.
Tips
-
Glem ikke at medtage de gode nyheder! Medtag alle omkostninger og tidsbesparelser i rapporten.
Dokumentér eventuelle leverandørfejl, der påvirker tidslinjen eller budgettet. Du kan muligvis tilbagebetale gebyrer for tabt tid eller penge.
