Lønning er et vigtigt aspekt af enhver virksomhed med medarbejdere. For at medarbejdere og lønningsafgifter skal betales til tiden og præcist skal lønningsafdelingen være struktureret. For at opnå effektivitet inden for afdelingen skal arbejdsgiveren dokumentere lønningsprocedurerne. Uanset om lønningen er stor eller lille, er skriftlige lønprocedurer afgørende for en vellykket lønningsliste.
Opret lønningsprocedure formularer. Lønningsafdelingen arbejder sædvanligvis tæt sammen med personaleafdelingen for at sikre korrekt løn- og medarbejderfordele behandling. En række former benyttes i denne proces: tidsskemaer / tidskort, Formular W-2, lønplaner og / eller kalendere, ferieanmodningsformularer, formularer til direkte indbetalingstilladelse og sygedagsovervågningsark. Du kan købe disse formularer på en papirvarer butik eller have et trykkeri tilpasset dem.
Dokumentere tidsprosedyrerne. US Department of Labor bemærker, at du kan bruge et hvilket som helst tidssystem, du vil have, forudsat at det er korrekt og fuldstændigt. Tidsplanlægningsprocedurer bør indeholde tidsfrister for indsendelse af frister og metoden til beregning af medarbejdernes tid.
F.eks. Skrive ned procedurer til manuelt at beregne medarbejder tidskort, såsom afrunding op og ned til nærmeste kvart time. Hvis du har et tidsregistreringssystem, der automatisk transporterer medarbejderstød / swipes til lønprogrammet, skal du dokumentere dine procedurer for redigering. Dette kan omfatte at have vejledere email dig ændringerne inden deadline.
Skriv ned lønningsprocesprocedurer. Skræddersy dine lønprocesprocedurer, så det passer til dit lønsystem. Et lønningssystem kan være manuelt, internt computeriseret eller eksternt (outsourcet). Angiv hele lønningsprocesprocedurerne for dit særlige system.
Sig for eksempel, at du har et internt edb-system, hvor on-site lønningspersonale og lønningsprogrammer bruges til at behandle lønnen. Dokumentér, hvordan du bruger softwaren. Angiv, hvordan man indtaster medarbejderlønnen og hvordan man behandler løntilpasninger, direkte indskud, lønningsafgifter, ydelsesdage, garnishments, forsikringsydelser og overarbejde. Inkluder trin for at dobbeltkrydse lønsedlen, før du udskriver paychecks og inden lukning af lønningslisten.
Hvis du har flere betalingsfrekvenser (f.eks. Ugentligt og ugentligt), skal du dokumentere, hvordan du behandler hver enkelt. Lønningsprocedurer skal omfatte alle behandlingsstrin, fra starten af hver lønning til dens ende.
Inkluder efterbehandlingsprocedurer. For eksempel, siger du, at du har en regnskabsafdeling eller et udenlandsk skattefirma, der håndterer virksomhedens lønforvaltningsskatter. Angiv de nødvendige filer og rapporter, der skal fremsendes, og til hvilket individ. Angiv hvem der skal modtage lønsedler / pay stubs til distribution og inkludere andre virksomheder / enkeltpersoner, som du skal interagere med. For eksempel, hvis lønningsafdelingen overfører pensionsbidrag til pensionsplanudbyderen umiddelbart efter hver lønningsproces, omfatter de nødvendige skridt.
Dokumentoptagelsesprocedurer. Arbejdsgiveren skal opbevare lønregister i mindst tre år, ifølge Arbejdsministeriet. Statens lagrings- og arkiveringsprocedurer for lønregister, W-2s, lønseddelskatrapporter, tidskort og andre lønsedler.
Tips
-
Opdater dine lønprocedurer, når der opstår en proceduremæssig ændring.
