Skarpt ordinerede missiver udgivet fra hjørnekontoret er en enkeltpersons redaktion, men virkeligheden er, at de fleste arbejdspladser fungerer mere effektivt - og med større moral - når cheferne fremmer teamkommunikation. Der findes en række strategier for at øge denne kommunikation blandt kolleger.
Vision, Værdier og Indkøb
Mission, vision og værdisætninger hjælper med at samle et hold omkring de store ideer, der driver det, de gør og sikrer alles på samme side - et afgørende første skridt i retning af at fremme kommunikation, ifølge Susanne Gaddis, Ph.D., en certificeret talende professionel og administrerende direktør for Communications Doctor. Men det er ikke nok at bare tale det samme virksomhedssprog. "For at skabe et effektivt team, skal alle i dit team forstå (dem) og købe ind," siger Dr. Gaddis. Og det er lige så grundlæggende som kolleger, der "er enige om et sæt adfærd, der vil hjælpe i stedet for at hindre organisationen," siger hun.
Forstå og imødekomme stilforskelle
Blandt dem, der hjælper adfærd: forståelse og imødekommende stilforskelle. Tag for eksempel Arthur i regnskab og Chloe i kreative. "Hvis en kreativ, ikke-tidsbegrænset person arbejder sammen med et højt organiseret, ekstremt struktureret individ, skal de tale om det niveau af kommunikation, der er nødvendig", siger Dr. Gaddis. De skal også være enige om de kanaler, de vil bruge til at holde hinanden informeret - som f.eks. Daglige, ugentlige eller månedlige telefonopkald, tekstbeskeder eller møder fra ansigt til ansigt, siger hun. Og nogle gange som coach og / eller chef skal du arrangere - og måske endda guide - den indledende diskussion.
Gør et taknemmeligt tre-trin
Giv - og opmuntre kolleger til at levere - tre-trins feedback, siger Dr. Gaddis. Sådan fungerer det:
- Trin 1: Sig "Tak!"
- Trin 2: Lad medarbejderne vide, hvad de gjorde, der var vigtige.
- Trin 3: Lad dem vide, hvad virkningen af deres adfærd havde på organisationen.
Eksempel: "Tak, Rita, for at dele den store artikel, du har fundet på effektiv teambygning. Ideerne har allerede haft en stor indflydelse på, hvordan jeg kommunikerer med mit hold," siger Dr. Gaddis.
Rethink Team Meetings
Brug fokuserede, stand-up møder til at fremme team kommunikation - i stedet for de traditionelle, sove-inducerende, sit-down-athons. Nogle kalder dem "scrums", og der er endda en "Scrum Alliance" der giver tips, træning og certificering i vejen for scrum. Ideen: Stå op, runde "møder" holdes en gang om dagen i højst 15 minutter, og alle deltagere skal bidrage. Bare tre ting er dækket: Hvad de har opnået siden den sidste daglige scrum, hvad de planlægger at nå mellem nu og det næste daglige scrum og hvad der hæmmer fremskridt, siger Renee Mzyk, operationschef for Scrum Alliance. Men det er helt sikkert ikke et planlægningsmøde eller en teknisk diskussion - som begge kan komme ned i detaljer og bringe effektiv teamkommunikation til ophør.
Tal det rigtige kropssprog
Intet siger "Jeg er ligeglad med, hvad du taler om" som at sende en tekst eller folde dine arme, når andre teammedlemmer har ordet. Prøv i stedet disse teknikker, der tilbydes af Carol Kinsey Goman, Ph.D., en keynote speaker, executive coach og medieekspert om virkningen af kropssprog på arbejdspladsen. Hun er også en ledende blogger for Forbes og forfatter til "The Silent Language of Leaders: Hvordan kroppssprog kan hjælpe - eller hurt - hvordan du leder":
- Ansigt mennesker direkte (hjerte til hjerte). Selv kvart omgang signalerer din manglende interesse og gør højttaleren lukket ned, siger Dr. Goman.
- Fjern hindringer mellem dig og de andre deltagere. Telefoner, papir - noget der blokerer dit syn. Eller endnu bedre, kom ud bag dit skrivebord og sidde ved siden af dem.
- Bevar positiv øjenkontakt. Større øjenkontakt fører næsten altid til større smag og inddragelse. Hvis du skifter dit blik eller scanner i rummet, kan du ikke lytte.
- Brug håndplukkede hånd og åbne armbevægelser, når du taler. Disse lydløse signaler om troværdighed og lidenskab opfattes mere positivt end armene krydsede og hænder skjult eller tæt på kroppen, siger Dr. Goman.
- Synkroniser dit kropssprog med den person, du har at gøre med. Subtly match den anden persons stand, armpositioner og ansigtsudtryk - dette signaliserer, at du er forbundet og engageret.
Undgå "Groupthink"
Hvad har Pearl Harbor, den amerikanske invasion af Nordkorea og invasionen af svinebugten i Cuba til fælles? Disse historiske "fiaskoer", som forfatter Irving L. Janis lægger det til, kan have været forårsaget af at udelukke uensartede stemmer fra regeringens planlægningsdiscussioner i en fejlagtig tilgang, han kaldte "Groupthink". På den anden side viser sådanne politiske succeser som den cubanske missilkris og Marshallplanen værdien af andre synspunkter, ifølge Janis. Bundlinjen: Underholdende dissension over nye ideer eller politikker kan meget vel fremme kommunikationen ved at tegne tilbageholdende deltagere - og hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger - så opmuntre det.
Spring over skoven
Undgå scowling eller frowning, mens diskussioner finder sted, da disse reaktioner heller ikke fremmer teamkommunikation. For en ting, når du rynker, vil deltagere sandsynligvis tro, at du ikke kan lide det, du lige har hørt - og vil holde deres meninger til sig selv, "siger Dr. Goman. "Faktisk, når du viser en ikke-verbal visning af vrede, irritabilitet eller irritation, er folk mere tilbøjelige til at holde deres ideer tilbage, begrænse deres kommentarer og se efter måder at forkorte deres interaktion med dig." I stedet fokusere på, om der er sandhed i erklæringen. Du kan altid taktfuldt henvise til den måde, den blev præsenteret senere en-til-en, hvis det er nødvendigt.
