Ingen forretningsdrift er perfekt. Chancerne er, på et tidspunkt i din karriere, kan du støde på et problem, der skal løses med et højere niveau af ledelse. Mange virksomheder tilskynder brugen af klagerapporter som den korrekte metode til formelt at indgive klage. Disse rapporter bruges som regel til at adressere utilfredsstillende transaktioner eller betingelser vedrørende en virksomhed. At skrive en klagerapport korrekt er nøglen til at få din bekymring hørt og problemet afhjulpet.
Adresse baggrunden for situationen. Giv nøgleinformation som din stilling og din begrundelse for at skrive. Angiv grunden til din utilfredshed omhyggeligt.
Følg baggrunden med en mere detaljeret beskrivelse af problemet. Indberette objektive fakta. Beskriv de resulterende virkninger af problemet.
Kommuniker hvad du anser for at være en tilfredsstillende løsning. Forklar, hvad du forventer den anden part at gøre for at afhjælpe situationen.
Tilføj en advarsel, hvis du føler, at det er nødvendigt. Du ønsker måske at kommunikere konsekvenserne, hvis den anden part ikke deltager i at løse problemet. Dette trin er valgfrit baseret på dit forhold til den anden part og problemet er alvorligt.
Afslut med en høflig konklusion, der udtrykker dit optimistiske syn på situationen. Kommuniker en følelse af at ville løse problemet for at gavne begge parter.
Tips
-
Husk at bruge høflighed gennem hele brevet. Afstå fra at fornærme den anden part eller svinge fjendtlige.
