Når du driver en virksomhed, er der tidspunkter, hvor du skal sige nej til en kunde, sælger eller associerer. At gøre det på en professionel måde kan hjælpe med at bevare et godt forhold.
Professionel brevpræsentation
Skriv dit brev på firma brevpapir eller stationært og send brevet fra den mest passende person i din organisation. Hvis der er et kundens klage nummer, købsordrenummer eller konto til reference, skal du inkludere det i din korrespondance.
Angiv dit tilfælde
Bly med en positiv note, såsom at takke kunden for hans eller hendes anmodning, så kom lige til det punkt. For eksempel, "Tak for dit protektion og dit nylige brev vedrørende garantistatus på dit XYZ-videokamera. Efter omfattende undersøgelser finder vi, at vi ikke kan respektere garantien på dit videokamera efter anmodning."
Sikkerhedskopier din begrundelse
Giv en specifik grund til, hvorfor du nægter en kundes anmodning. Du kan f.eks. Nævne virksomhedspolitik, gennemgå højden af sagen eller på anden måde opsummere, hvad der ligger bag din beslutning. Medtag vedhæftede filer om nødvendigt, såsom kopier af kontrakter, garantier eller andet papirarbejde, der understøtter din position. For eksempel: "Som du vil se i den vedlagte garantiaftale, var denne fuldservicepolitik gældende for de første 12 måneders ejerskab. Ifølge vores optegnelser købte du dit kamera for tre år siden, hvilket gør dagens krav uberettiget."
Tilbyde kompromis
I nogle tilfælde er der ikke plads til kompromis eller for at udvide en oliventræ, men hvis du vil holde kundens forretning ned ad vejen, tilbyder du en form for koncession for at gøre blødningen mere blød. For eksempel, "Vi vil gerne tilbyde dig 25 procent rabat på køb af et nyt videokamera," eller "Vedlagt, find et gavekort på $ 50, der kan indløses til ethvert køb af elektronik i vores butik."
Andre former for afslag
I løbet af din virksomhed kan du blive nødt til at ændre vilkårene for kontrakter med sælgerne, nægte medarbejderens anmodninger om ferie eller på anden måde skrive professionel korrespondance med andre forretningsforbindelser. Følg de samme generelle retningslinjer som beskrevet ovenfor, og skræddersy brevet til den specifikke situation.
Tips
-
Kontrakt benægtelse: "Tak for muligheden for at forny vores kontrakt med ABC Refuse Removal. På grund af din seneste stigning i gebyrer har vi valgt at ansætte en anden udbyder."
Ansattes anmodninger: "Din anmodning om betalt fritid i den sidste uge af december nægtes, da denne uge er blacked ud for alle ansatte på grund af slutningen af regnskabsåret.
Kolleague invitationer: "Tak for invitationen til at tjene på din bestyrelse. Desværre har jeg en række tidligere faglige forpligtelser, der forhindrer mig i at påtage sig nye roller på nuværende tidspunkt."
Pak den ind
Afslut dit brev med et udtryk for taknemmelighed for det eksisterende forhold efterfulgt af en opfordring til yderligere at diskutere sagen om nødvendigt. For eksempel "Tak for din virksomhed.Hvis du har spørgsmål eller ønsker at diskutere dette spørgsmål yderligere, er du velkommen til at kontakte mig direkte."
