En database fuld af prækvalificerede genoptagelser er en human resource "must-have". Mens en genoptagelsesdatabase er karakteren for en effektiv human resources afdeling, er opbygning af en søgbar genoptagelsesdatabase en kronpræstation. En søgbar database fremskynder rekruttering og medarbejdervalg for både planlagte og uventede jobåbninger. Selvom outsourcing er en mulighed, er opbygning af en CV-database fra bunden et mere omkostningseffektivt alternativ.
Database vs regnearksoftware
Start med at vælge den rigtige software. Selv om regneark har funktioner, som kan se attraktive ud, kræver langvarig opbevaring, mængden af information og søgekompetencer, der kræves for en velfungerende CV-database, gør relationsdatabase-software, såsom Microsoft Access eller Apache OpenOffice Base, et bedre valg. Som Segie Technologies bemærker, er regnearkene ikke kun egnet til langvarig datalagring, men de beskytter heller ikke dataintegriteten, giver kun ringe eller ingen beskyttelse mod datakorruption, og regneark kan ikke matche den funktionalitet, som en relationsdatabase giver. Når du først har valgt en relationsdatabase, skal du gøre dig bekendt med databasens væsentlige elementer, herunder database normalisering, tabeller, felter, formularer, rapporter og almindelige søgeord.
Byg en prototype design
Byg et papirbaseret prototype-design, før du opretter og folkerer en computer database. Følg normaliseringsreglerne for at oprette grundlæggende databasetabeller og felter. For en CV database, kandidat, færdigheder, job historie, tidligere erhvervserfaring og uddannelse er vigtige tabeller. Angiv kandidat-id som den primære nøgle for hver tabel. Når du er færdig, skal kandidat-id være det eneste gentagende felt. For eksempel skal kandidat-tabellen indeholde kandidat-id og kontaktinformationsfelter. CV-tabellen skal indeholde kandidat-id, genoptag mål, job ansøgt og et notatfelt. Færdighedstabellen skal indeholde kandidat ID, færdighed, færdighedsniveau og mange års erfaring. Uddannelsestabellen skal indeholde kandidat ID, skole, grad, hoved- og afgangsdatofelter.
Byg tabeller og opret en data-indtastningsformular
Opret en tom database, og bygg derefter hver tabel i overensstemmelse med dit prototype design. Kandidat-id - den primære nøgle - i hver tabel er det fælles felt, der forbinder tabeller bag kulisserne og giver dig mulighed for at forespørge om databasen. Dernæst opretter og tilpasser en dataindtastningsformular, der binder dataindtastningsformularfelter til tabelfelter i databasen. Når du overfører og gemmer oplysninger fra et CV til data-indtastningsblanketten, vil databasen automatisk blive befolket.
Forespørgsel efter oplysninger
Få meningfulde kandidatsøgningsresultater med veludviklede boolske forespørgsler. Selvom du bruger en forespørgselsguide er nemmere, kan du også skrive dine egne forespørgsler. For eksempel, spørgsmålet "vælg tælle (*) fra kandidater;" tæller alle CV'er i databasen. Forespørgslen "vælg kandidat-id, sidste navn, første navn fra kandidater, hvor den ansøgte stilling svarer til kundeservice og fremmedsprog svarer til spansk;" returnerer en liste over alle CV'er indsendt til en kundeserviceposition, hvor kandidaterne kan tale spansk.
