For nye virksomhedsejere er computerfilhåndtering en opgave, der ofte udskydes eller endda ignoreres. Men de fleste virksomheder arbejder med, gemmer, henter og gemmer mange data i form af computerfiler. Hvis det er tilfældet for din virksomhed, skal du have en brugbar filstruktur, en tilgang til filnavnet, der er let at forstå og mere. En stærk opbygning, opbevaring, organisering og backup proces hjælper dig med at skala din forretning som den vokser.
Tips
-
Computer filhåndtering er en stærk oprettelses-, lagrings-, organisations- og backupproces til din virksomhedsinformation, der kan hjælpe dig med at skala din virksomhed, efterhånden som den vokser.
Hvorfor filhåndtering er kritisk for din virksomhed
Hvis du lancerer en ny virksomhed, er det fristende at overse filhåndtering. Du har sandsynligvis ikke så mange computerfiler til at starte med, og der er utvivlsomt mange andre presserende spørgsmål, der kræver din opmærksomhed.
Imidlertid tager tid til at etablere et smart filhåndteringssystem fra starten udbetalt udbytte i de kommende år. Et skalerbart, organiseret system til filer vil vokse sammen med dit firma, holde dine filer sikre og velordnede, selvom antallet af disse filer øges eksponentielt.
Alternativt udskyder filhåndtering et rodet, ubearbejdeligt system, som koster tid og effektivitet. Vedtagelsen af et ordentligt system på dette tidspunkt vil være ekstremt dyrt og involverer normalt høje konsulenter og ekstraudstyr.
Et filhåndteringssystem, som er let at forstå, er let at arbejde med og let at udvide, er et værdifuldt forretningsmæssigt aktiv.
Oprettelse af en filstruktur
Hvordan din virksomhed vælger at organisere computerfiler vil påvirke daglige funktioner, projektledelse og kundeforhold i de kommende år. Hvis du ikke hurtigt kan finde og hente det rigtige dokument, kan din virksomhed i sidste ende miste klienter eller omdømme.
Den bedste måde at organisere filer på varierer fra virksomhed til virksomhed. Tænk først om, hvordan din virksomhed vil oprette og arbejde med dokumenter, før du vælger en organisatorisk eller hierarkisk tilgang.
Den interne filstruktur kan være bred og lav eller smal og dyb. Den første tilgang skaber mange topmapper og færre undermapper. Dette kan medføre, at mange dokumenter gemmes i flere mapper. Den anden fremgangsmåde rangerer flere mapper i overordnede mapper. Hybride strukturer kan også oprettes for at finde en balance mellem disse to typer hierarkier. Personlig præference og forretningsbehov bør diktere den specifikke tilgang.
Med stigningen i filhåndteringstjenester, der hjælper med at finde filer lettere ved søgning, har nogle mennesker og virksomheder overladt filmapper i alt og dump alle deres dokumenter til en mastermappe. Dette er uhensigtsmæssigt. Enhver virksomhed vil skabe flere dokumenter om et år, end det let kan forvaltes af en sådan flad struktur. Det er vigtigt at oprette en slags fil organisationsstruktur, der hjælper med at kategorisere dine filer, hvilket igen gør dem lettere at finde.
Uanset hvilket system du vælger at implementere, skal det være let at bruge, sikkert og pålideligt. Tænk over, hvem der vil oprette og arbejde med disse filer, og overvej derefter, hvordan deres arbejde kan bedre imødekommes med en filstruktur.
Et andet vigtigt aspekt ved brugervenlighed er tilgængelighed. Hvis dine primære dokumentarbejdere skal have adgang til dokumenter på mobilenheder, er det vigtigt at tænke over, hvordan disse dokumenter vil blive vist, få adgang til og arbejdet sammen med disse enheder, når du etablerer en filhåndteringspolitik. Desuden vil du gerne vedtage en filhåndteringsmetode, der holder filer synkroniseret på tværs af alle enheder.
Endelig omfatter fil backup planer i dit filhåndteringssystem. Ideelt set bør du oprette flere sikkerhedskopier af dine filer. Disse sikkerhedskopier skal opbevares på forskellige computere, hvoraf mindst en ikke er placeret på din arbejdsplads. Sørg for at angive, hvem der laver sikkerhedskopier, hvor ofte og med hvilken teknologi i dit computerstyringssystem.
Finde de computerfiler du har brug for
Navngivningskonventioner og filstruktur skal hjælpe med at lokalisere og hente det rigtige dokument hurtigt, når det er nødvendigt. Filnavne, der indeholder tilfældige serier af alfanumerik, eller endda konventioner som "DATO + KUNDENS NAVN" kan være forvirrende og hæmme hentning.
Filnavne skal være fornuftige for alle brugere og identificere let, type, formål og grundlæggende indhold i hver fil.
Ud over en ensartet filnavnetkonvention, overvej at tilføje et filhåndteringssystem. Dette er en type computerprogram, der hjælper med at gemme og organisere filer. Det kan tilbyde funktioner, der giver mulighed for at spore ejer og efterfølgende brugere, oprettelsesdato og sidste ændring og andre data, der kan hjælpe dig med at arbejde med og vedligeholde dine filer.
Filhåndteringstjenester som Dropbox og Google Drive kan hjælpe dig ved at give et mere søgevenligt layout og interface. I stedet for at huske komplicerede filstrukturer eller navngivningskonventioner kan du simpelthen søge efter det, du har brug for.
Sætte din virksomheds politik i skrivning
Når struktur- og navngivningskonventionerne er besluttet, skal du oprette et udkast til dokument til din virksomhed, der beskriver alle specifikationer for at arbejde med computerfiler, du har valgt. Selvom du er din eneste medarbejder, kan det ikke altid være tilfældet. Et formelt dokument, der beskriver computerfilhåndtering, vil hjælpe dig, hvis du udvider og ansætter medarbejdere i fremtiden. Det vil også hjælpe din virksomhed med at opretholde en konsekvent filhåndteringstilgang og sikre sikkerheden for dine værdifulde filer.
