Kirkens finansielle politikker og procedurer har længe været omstridte. Kirkerne bør overholde strenge politikker og procedurer for at forsikre personale og menigheden om, at deres donationer håndteres korrekt, især ved check-skrivning. Ved etablering af politikker undersøges kirkens vedtægter og forfatning for eksisterende politikker. Mange kirker kræver, at tillæg til kirkens politikker bliver stemt af medlemmer af en vis alder.
Politikker
Tjekskrivepolitikker, også kaldet kontantudbetalingspolitikker, bør fjerne enhver tvivl i dine folks sind. Kirkens checkkonto skal til enhver tid opretholde en minimumsbalance. Politikker kan omfatte den finansielle sekretær skriftlig kontrol på en bestemt dag i ugen, der skal underskrives af sekretæren og en valgt officer.
Kontrol over et angivet beløb, for eksempel $ 1.000, skal kræve tre underskrifter eller godkendelse fra en bestemt person. Hvis en person anmoder om refusion, skal anmodningen indsendes med en kvittering og underskrift fra godkendelsen. Hvis kreditkort er nødvendige, skal alle kreditkort betales i slutningen af måneden for at undgå eventuelle økonomiske gebyrer. Eventuelle udgifter i forbindelse med rejser og forretningsunderholdning skal have klare retningslinjer. Kirkens finanskontor bør drage fordel af eventuelle bankrabatter, der tilbydes for at betale tidligt eller i sin helhed.
Procedurer
Politikker er "hvad" et firma gør, procedurer er "hvordan". Invester i et ikke-for-profit regnskabssystem. Mange systemer er til rådighed specielt til kirker og deres behov. Procedurer bør omfatte kræve to underskrivere for alle checks, der er skrevet for at etablere ansvarlighed.
En medarbejder kunne løbe lønningsliste, og en anden kan godkende det. Chief Financial Officer bør gennemgå alle generelle hovedbograpporter (en detaljeret transaktionsliste) ugentligt eller to gange om ugen. Afhængigt af måden du opretter kirke på, bør du præsentere din diakons eller ældres bestyrelse med de detaljerede indkomst- og udgiftsrapporter hver måned. Enten CFO eller diakon skal afstemme kontoudskrift med dit regnskabsprogram.
Problemer
Model politik og procedurer i en kirke efter politikker og procedurer for overskudsvirksomheder, hvis det overhovedet er muligt. Mens lønninger og fordele skal være fortrolige, bør flere personer i bestyrelsen bestemme, hvad præsten og personalet er betalt. Checks bør aldrig skrives for "bærer" eller "kontanter". Checks skal aldrig underskrives før de bliver forberedt. Hvis der opstår problemer eller bekymringer, skal du søge råd fra en certificeret revisor.
