Et resumé er normalt en sideoversigt af et længere memo, forretningsplan, nyhedsbrev, juridisk aftale eller et vigtigt dokument. Sammendraget skal kommunikere hvorfor, hvad og hvordan problemet er på en kort måde for en travl executive, der ikke har tid til at dykke i detaljer. Du må antage, at mens læseren er interesseret i problemet og forstår de bredere begreber, der er involveret, er han eller hun ikke tæt orienteret om detaljerne. Som en generel regel skal læseren være i stand til at snakke intelligent om emnet efter at have læst det resumé.
Beskriv klart i første afsnit, hvad der er sket, og hvorfor det er sket. Læseren af et resumé vil sandsynligvis være en travl manager, der beskæftiger sig med en bred vifte af problemer og jonglerer flere projekter til enhver tid. Du skal derfor stave ud grundlæggende og re-orientere læseren, før du kommer ind i mere minut detaljer. For eksempel kan åbningen af resuméet sige: "Denne rapport beskriver leverandøraftalen, der blev underskrevet den 21. maj, for at fastsætte priser og leveringsplaner for de dæk, der skal købes hos Tires Inc. for det kommende år." Denne åbning vil hjælpe læseren til at huske, at der var en aftale for dækforsyningen og tjene som en hurtig mental opvarmningsboremaskine.
Anfør alle hovedpunkterne i aftalen, helst i forskellige punkter. Bullet point er lettere at læse og absorbere, da de nedbryder et komplekst problem i let fordøjelige bits. Kuglepunkterne skal kommunikere de grundlæggende principper i aftalen, snarere end undtagelser, særlige klausuler eller tekniske detaljer. Den udøvende leder, der ikke beskæftiger sig med dæk hver dag, vil måske gerne vide, at Tires Inc. har aftalt at opfylde dækbestillinger inden for 25 kalenderdage, men behøver ikke at vide, at hvis en ordre er på mere end 50.000 dæk, stiger denne ledetid til 30 dage eller for dæk større end 19 inches i diameter gælder særlige regler. Du skal blot tilføje, at store ordrer og bestemte dækstørrelser indebærer særlige klausuler, der er tilstrækkelige. Husk, at læseren altid kan henvise til den fulde juridiske aftale for detaljer.
Forklar hvorfor den juridiske aftale er vigtig. Da læseren sandsynligvis ikke vil være ekspert i området, vil han eller hun afhænge af dig for at forklare betydningen af denne aftale. Var prisen usædvanlig fordelagtig, ledetiden var særlig kort, eller straffen var meget stejle for manglende opfyldelse af ordrer til tiden? Forklar styrkerne og i det mindste svagheder i aftalen. Husk, at hvis du var drivkraften bag aftalen, er dette også en passende og muligvis den eneste tid til at kræve kredit for dine resultater.
Afslut resuméet ved at notere de næste trin. Undertegnelsen af aftalen kan nødvendiggøre yderligere handlinger, som f.eks. Godkendelse fra hovedkvarteret, eller selve aftalen kan være ufuldstændig, herunder en klausul om, at leveringsplaner for truckdæk ikke er omfattet af dette juridiske dokument, og en yderligere aftale vil blive underskrevet for dem i nær fremtid. Denne "fremadrettede" projektion vil bringe resuméet til en logisk konklusion og give læseren en god fornemmelse af, hvad de skal forvente næste. Det vil sætte scenen for det næste executive summary, der sandsynligvis vil følge.
