Alle virksomheder skal holde en slags storbogbog, hvis en skatteopkræver eller en IRS-agent kommer banker. En storbog kan opbevares i et regnearksprogram som Microsoft Excel, men skønheden i en fysisk storbogbog er dens bærbarhed. Du kan tage storboeket hjem hver nat eller bære det rundt til investorer for at give dem et billede af, hvordan virksomheden gør økonomisk. Det er også klogt at holde en storbogbog til personlige udgifter, som en slags glorificeret checkregister.
Tegn seks lodrette linjer ned på den første side af storbogens bog, efterladt syv kolonner. Bemærk, at nogle store bøger kommer fremhævet, men kan stadig ændres med pen.
Mærk de syv kolonner "Dato", "Beskrivelse", "Kredit", "Debit", "Balance", "Tjek nummer" og "Godkendelse".
Brug første linje i storbogens bog til at registrere startbalancen. Under beskrivelsen skal du skrive "Startbalance" (og "Balance Forward" på efterfølgende sider) og angive startbeløbet i kolonnen "Balance".
Optag alt salg, kundefordringer eller betalinger i kolonnen "Kredit", notering af datoen og en beskrivelse i de relevante kolonner, der beskriver hvorfor penge blev modtaget.
Optag alle køb, konti og lønsedler i kolonnen Debet, notering af datoen og en beskrivelse med angivelse af, hvorfor penge blev spredt. Angiv tjeknummeret i kolonnen "Check Number". Start en administrator eller bogholder i kolonnen "Godkendelse".
Vedligehold den aktuelle saldo efter hver kredit- og debettransaktion for at få et billede af, hvor virksomheden er økonomisk, og for at sikre, at efterfølgende kontrolnumre bliver brugt, og at ingen checks bliver stjålet.
Bevar kvitteringer for alle transaktioner. Gem en checkstub for betalinger ud og fakturaer for betalinger i. Sæt disse kvitteringer i en manila-konvolut for at ledsage storbogens bog. Filerne gemmes hver måned sammen med en kopi af den pågældende måneds ledgerfil.
Tips
-
Skriv ned alle transaktioner på tidspunktet for transaktionen. Du ønsker ikke at blive efterladt med dagsværdier af kreditter og debiteringer til optagelse i slutningen af måneden.
