En bestyrelse, som enhver arbejdsgruppe, har brug for tid og information til at absorbere og overveje en ny ide. Uanset om du er en afdelingsleder, en frivillig, en konsulent eller et bestyrelsesmedlem, gælder nogle grundlæggende retningslinjer, når du præsenterer en ny ide. At give en kortfattet præsentation, foregribe mulige spørgsmål, give tilstrækkelig information til at tillade beslutningstagning og reagere hurtigt på bekymringer kan gøre forskellen mellem accept og afvisning af dit forslag.
Organiser information så kortfattet som muligt. Det betyder at give et overblik eller resumé øverst på dine materialer, hvilket gør det muligt for bestyrelsesmedlemmer at få fat i den nye ide og tryk på din præsentation i en enkelt kort læsning. Den overordnede forretningsplan, der vises på Planware.org, indeholder eksempler på hovedtemaer, der kan udgøre dit resuméark (se Ressourcer). Tilpas dem for at illustrere din foreslåede idé og plan for angreb. Tilpas hele oversigten for at passe detaljerne i din tilgang. Med en sideoversigt og en tosiders disposition har du givet bestyrelsesmedlemmer et komplet overblik over problemet, din forskning og dine foreslåede løsninger. Materialer, der følger, kan udvides på emner i rækkefølgen af dit resumé. Dette giver læserne mulighed for at forstå hele ideen i en kort læsning og vil også hjælpe med at organisere din præsentation, så den passer til den tid, som bestyrelsen har tildelt. Hvis der gives et par minutter, skal du gennemgå resuméet; med en længere tid, gennemgå oversigten. Med masser af tid er du parat til at behandle specifikke spørgsmål i detaljer. Dette viser både din evne til at arbejde sammen og din respekt for andre aktiviteter, som bestyrelsen skal udføre.
Præsentere ideer i forskellige former. Public speaking coach Patricia Fripp bemærker, at nogle mennesker husker, hvad de hører, men de fleste mennesker husker, hvad de ser. Hvis din ide indebærer ressourceallokering, yderligere personale eller forbedring af markedsandel, overveje at præsentere disse oplysninger kortfattet med grafer, diagrammer og diagrammer. Software som Microsoft PowerPoint eller de forskellige grafiske programmer, der er opført på Pure-Mac, giver dig mulighed for at præsentere grafiske oplysninger i poleret form (se Ressourcer). Giv printerstøtte til grafik, så bestyrelsesmedlemmer kan gennemgå grafer og diagrammer senere.
Forvent og svar logiske spørgsmål i dine præsentationsmaterialer. Giv omkostningsoverslag, prøveuddannelsesplaner eller andre data til støtte for den forventede succes med din ide. På dette område er foregribelse af spørgsmål meget forskellig fra at forsvare din ide fra angreb. Undgå defensive strategier som at kommentere, at mange mennesker tror, at ideen ikke vil fungere eller klassificere logiske spørgsmål som indvendinger.
Reager straks til uforudsete spørgsmål. Takker spørgeren for hans indsigt og indrømmer at du ikke har alle data eller detaljer i dette område, kan ledsages af et løfte om at have svar inden for en uge eller en anden logisk tidsramme. Følg igennem og mød tidsfristen. Informer alle bestyrelsesmedlemmer om svarene, ikke kun spørgeren. Dette viser din lydhørhed over for bekymringer og dit ønske om at kommunikere effektivt.
Forbered dig på at reagere fleksibelt på forslag. Identificer områder, hvor din idé nemt kan ændres, og områder hvor det vil være svært.Dette sætter dig et skridt foran i at reagere på indvendinger eller bekymringer.
Giv tilstrækkelig understøttende information til at tillade beslutningstagning. Især med nye ideer vil bestyrelsesmedlemmer gerne gennemgå oplysninger i deres eget tempo, inden de forpligter sig. Denne gennemgangsproces kan give yderligere spørgsmål eller bekymringer. Materialer skal tilbyde et komplet udtryk for din ide uden at være så overvældende, at de hæmmer beslutningsprocessen. For eksempel har læsere brug for de tre omkostningsoverslag, du har opnået, sammen med firmaets navne på mulige undersøgelsesledere; men på dette tidspunkt er de ikke villige til at vade gennem et bredt spektrum af spørgsmål, undersøgelserne kan indeholde eller din detaljerede korrespondance med hver leder. Et kort stykke om deres succes og tidsramme er tilstrækkelig; En detaljeret historie om hvert firma får vej i en grundlæggende beslutning om, hvorvidt man skal foretage en undersøgelse eller ej.
Afslut din præsentation ved at takke bestyrelsen for at tage tid til at overveje din ide, uanset dets oprindelige svar. Med held vil du være tilbage med flere ideer og vil være glad for hjertelig velkommen.
