5S-metoden er afledt af et japansk system, der har til formål at bringe orden og organisation ind på arbejdspladsen. Baggrunden for 5S-metoden er, at en arbejdsplads er mere effektiv, når den er organiseret, og når disse organisationsstandarder opretholdes. Anvendelse af 5S-metoden betyder derfor at finde effektive måder at sortere (seiri), sætte i orden (seiton), skinne (seiso), standardisere (seiketsu) og opretholde (shitsuke) ordnede praksis på arbejdspladsen. Kreativitet og deltagelse af medarbejdere på arbejdspladsen er vigtig for implementeringen af dette system.
Sorter gennem arbejdspladsen for at fjerne elementer, såsom papirer og maskiner, som ikke er nødvendige. Undersøg derefter fjern eventuelle programmer eller processer, der er tidsforbrugende, såsom kompleks software eller en overflødig printer. Opbevar de oplysninger, processer, software, maskiner og emner, der er nødvendige på arbejdsstationen.
Indstil arbejdsstationen er ordre ved at indføre ordentlige opbevaringssystemer. Placer større og tyngre genstande på gulvet og fastgør frysere og opbevaringsbakker for at gemme mindre genstande. Bed om professionel hjælp fra en it-specialist eller en leverandør til at skabe enklere online dokumentations- og informationslagringssystemer. Mærk opbevaringsrum, f.eks. Kabinetter, for nemmere at identificere og hente informationer og genstande.
Skyl arbejdspladsen ved regelmæssigt at rengøre arbejdsstationer, selv før de bliver for beskidte. Tildel husstandsansvar ved at oprette en logbog, hvor hver person påtager sig en opgave, som vil bidrage til at holde arbejdspladsen ren. Opstil enkle kommunikationskanaler ved at oprette opslagstavler eller ved hjælp af stick-ons til at organisere opgaver.
Standardiser ændringerne ved at oprette politikker og retningslinjer for bedste praksis. Medtag medarbejdere på arbejdspladsen ved brainstorming og skriv ned de specifikke trin, der skal udføres for at finde ud af, hvad der er brug for, og hvordan man effektivt gemmer varer og oplysninger, og hvordan man holder pladsen ren. Skriv disse retningslinjer på et opslagstavle, der kan ses af alle.
Opretholde den nye kultur af orden og organisation. Belønne dem, der bidrager væsentligt til de etablerede bedste praksis og dem, der udvikler nye måder at anvende metoden på.
Tips
-
Nye medarbejdere på arbejdspladsen skal have en orientering om arbejdspladsens organisationssystem. Ellers kan nye medarbejdere ikke forstå 5s-metoden på din arbejdsplads og dermed forårsage (utilsigtet) forstyrrelse af selve systemet.
