En fysisk fortegnelse er processen med en virksomhed, der fysisk inspicerer og tæller hvert element på hylderne og i lageret eller opbevaringsrummet. Alt for mange gange kan et firma tabe, hvad lagerbeholdningen har, hvilket er et farligt forslag. Der er en række grunde til at foretage en regelmæssig fysisk beholdningstælling, alt fra forsikrings- eller regnskabskrav til vurdering af værdien af tab gennem tyveri eller andre former for skade.
Kunde service
Det kan måske virke som en rundkørselstank, men det er en god ide at udføre en regelmæssig opgørelse, der er en ide for enhver medarbejder. Tænk på dette scenario. En medarbejder i udstillingslokalet reagerer på en kundes anmodning om en widget. Showroom hylden er tom, så han går til computeren og ser på lagerets lagerantal. Lageret siger, at der er tre widgets på lager, så han forsikrer kunden om, at man snart vil være der. Men så kommer ordet fra lageret. Ingen widgets. Afhængigt af hvor dårlig han ønskede widgeten, er du tilbage med en vred, desillusioneret kunde, der sandsynligvis ikke vil være tilbage.
Effektiv bestilling
En computer kan være et fantastisk værktøj, når det kommer til at generere forskellige rapporter baseret på lagerbeholdningen. Det kan fortælle dig, hvad der flytter hurtigt og hvad der ikke sælger. Det kan estimere, hvor meget du skal holde på lager, baseret på tidligere forbrugsmønstre, og fortælle dig, hvornår det er på tide at bestille igen. Men din computer bliver den dyreste papirvægt i historien, hvis det skaber rapporter baseret på dårlige lagernumre. Det er værd at tage en lang weekend nu og da for at nulstille alt og sørge for at computerens ide om virkeligheden matcher hvad der faktisk er på hylderne.
Skatteformål
For ethvert selskab, der fører en opgørelse, ønsker Internal Revenue Service at vide præcis, hvor meget lager der er i slutningen af hvert kalenderår. Derfor er "udgangen af slutningen af året" så udbredt. Jo mere opgørelse en virksomhed sælger inden 1. januar, jo mindre er der at tælle.
Endelige tips
En fejlbehæftet beholdning er mindst lige så dårlig som ingen oversigt overhovedet. Lav en plan. Bryd lageret ned i et gittermønster og organisere dit optælling. Forsøg at planlægge tællingen således, at det sker på et tidspunkt, hvor intet kommer ind eller går ud, helst efter åbningstid eller i weekenden. Hvis du skal betale medarbejdere overarbejde for at få det gjort hurtigt, så vær det.
