Virksomheder, organisationer eller universiteter, der ønsker at være vært for regelmæssige telekonferencer, skal have den rigtige hardware installeret til at håndtere antallet af deltagere, der forventes hver gang. Når du køber eller lejer den nødvendige hardware, skal du også sikre den korrekte software og ledsagende licenser for at få telekonference-hardwaren til at køre korrekt. En intern IT-medarbejder kan håndtere den nødvendige opsætning. Organisationer uden IT-personale kan ansætte en konsulent til at hjælpe med opsætningen.
Server / processor
Enhver pålidelig telekonference-opsætning kræver først en eller flere pålidelige, højtydende servere. CPU'en skal være hurtig, større end 3 MGhz, med RAM på mindst 1 GB og en minimum 100 MB Ethernet-grænseflade, som skal kunne rumme 50 til 100 opkald. Hvis du har deltagere, der ringer ind fra flere steder som deres egne fjernkontorer, kan deres egne servere eller telefonudstyr håndtere deres egen ende af telekonferencen. Men hvis du opsætter telekonferencefunktioner på flere firmaer eller universitetscampuser, vil du måske have pålidelige servere installeret på alle steder, hvor du vil have folk involveret i konferencen. Disse servere behøver ikke nødvendigvis at være så store som hovedkontoret eller campusen, der er vært for telekonferencen, medmindre der vil være stort antal deltagere på hvert sted.
Internetforbindelse
For effektivt at køre eller deltage i telekonferencer skal du have internetforbindelse med høj hastighed på mindst 10 Mbps for hver 50 opkaldere, du forventer at have involveret i et givet opkald. Store virksomheder, universiteter eller organisationer kan opnå dette med deres eget højhastigheds-LAN; Den mest budgetbevidste måde at opnå dette på for de fleste organisationer er imidlertid at lease en server til at håndtere denne forbindelse via et samlokaliseringsanlæg.
Voice-over-IP-hardware
Du kan være vært for de mest succesfulde telekonferencer via en VoIP-forbindelse (Voice Over IP), der opnås med en VoIP-serverboks. Denne hardware er tilgængelig enten fra din internetudbyder eller fra din hardwareudbydervirksomhed. Det er ikke kritisk, at alle, der ringer til telekonferencen, har deres egne VoIP-hardware på deres websteder. Igen skal du have VoIP hardware og software installeret på alle universiteter eller universiteter, hvis der oprettes telekonference til en multilocation-organisation med mange deltagere på hvert websted.
Lydsystemkomponenter
Afhængigt af opsætningen af din telekonference kan du have brug for en slags lydsystem med højttalere. Hvis der laves en telekonference med grupper af mennesker på forskellige steder, hvor flere mennesker vil være i hvert rum, skal du have et lydsystem til hvert spillested, så alle deltagere kan høre. Et effektivt lydsystem til en telekonference vil indeholde en MIDI-port med MIDI-styret synthesizer, digitale og analoge lydindgange, lydløs lydmikser (softwarestyrbar) og højttalere.
Headsets (Valgfrit)
For telekonferencer, hvor hver deltager befinder sig i en separat lokalitet på deres egen computer, skal hver deltager, der bidrager til konferencen, have brug for et headset med indbygget mikrofon og støjdæmpende funktioner for at blokere omgivende støj, indtil nogen er klar til at tale. For deltagere, der kun lytter til telekonferencen, vil et standard headset gøre.
