En faktura er et dokument, en leverandør sender til en køber sammen med en forsendelse af varer. Det lægger vægt på de varer, der er inkluderet i leveringen, og det skyldige beløb for dem. En erklæring er en opdateret rapport om, hvad en kunde stadig skylder en leverandør på konto.
Hensigtsforskelle
Det primære formål med en faktura er at spørge en køber til betaling. Fakturaen oplyser også køberen om prisen for hver vare, der er inkluderet i en købsordre. Det er leverandørens meddelelse om, hvorfor køberen skylder et bestemt beløb. Det primære formål med en erklæring er at tvinge en køber til at foretage en betaling på konto. Mens en erklæring indeholder de seneste afgifter, giver den også køberen besked om beløb, der stadig er skyldige på tidligere køb.
Fakturaelementer
En typisk faktura indeholder et antal elementer relateret til den pågældende ordre. På toppen af fakturaen indgår et overskrift med fakturaens titel, kontaktoplysninger til sælgeren og et kundens navn og nummer. Det har også et fakturanummer til sporingsformål. Købsdato, produktnavn, produktnummer, mængdeordrer og pr. Enhedspris er specificeret for hver god bestilt. En subtotal for alle købte varer, et momsbeløb og en endelig sum vises normalt nederst på fakturaen. Det har oplysninger om betalingsbetingelser og en betalingsadresse også.
Erklæring Elementer
En erklæring er normalt ikke så indviklet eller detaljeret som en faktura. Det viser datoen for hver transaktion, der er registreret i opgørelsesperioden. Nogle virksomheder omfatter kun ubetalte beløb på udsagn, mens andre viser alle transaktioner i en given periode. Faktura nummer og faktura i alt fra hver faktura er specificeret på opgørelsen. Disse oplysninger gør det muligt for kunden at matche betalte og ubetalte fakturaer på opgørelsen til fakturaer og kvitteringer. Opgørelsen indeholder også betalingsbetingelser og betalingsoplysninger.
Datoer og betalinger
En faktura indeholder normalt den dato, en ordre blev behandlet eller afsendt, samt en dato, der skulle betales. En erklæring har en "udløbsdato", hvilket er den dag, erklæringen er færdiggjort og sendt til køberen. Det er bedst for købere at betale rutinemæssige betalinger, når en faktura ankommer i stedet for at vente på udsagn, rådgiver revisor Harold Averkamp. Erklæringer udstedes undertiden før betalinger behandles. Således ved at konsekvent betale fakturaer, undgår du forvirring om, hvorvidt der er betalt en saldo, når en erklæring ankommer.
