Stol ikke på telefonopkald for at få de resultater, du har brug for. Når du taler i telefon med kundeservice, forsikringsselskaber, virksomheder eller andre om et vigtigt emne, skal du følge op med et bekræftelsesbrev for at oprette en skriftlig rekord til fremtidig brug.
Elementer du skal bruge
-
tekstbehandlingsprogram
-
papir
-
kuvert
-
frimærke
Et bekræftelsesbrev er en måde at lave en skriftlig oversigt over en telefonsamtale på, som senere kan bruges til at bevise, hvad der blev diskuteret. Bekræftelsesbrevet opnår tre ting: 1) hjælper parterne med at holde styr på ansvaret; 2) fortæller adressaten, at samtalen ikke vil blive glemt og 3) kan bruges som bevismateriale i retssager for at bevise din version af begivenhederne.
Planlæg dit brev før din telefonsamtale ved at lave en tjekliste over ting at diskutere. For hver diskussionsemne bestemmer hvem der er ansvarlig og hvornår vil varen blive fuldført. Hvis der er nogen uforudsete forhold, skal du identificere dem.
Efter din telefonsamtale begynder du at skrive dit brev. Inkluder en dato, adressaten og en emne linje. Skriv brevet tydeligt og kortfattet. Brevet skal være faktuelt og præcist. Lad være med kommentarer, spekulationer og følelser. Brug som regel ikke udråbstegn. Forsøg ikke at skræmme eller mobbe. Husk, brevet kan ende med at blive læst til en dommer eller jury, og du ønsker ikke at komme på tværs af det som ubehageligt eller urimeligt.
Start brevet med "Dette brev er at bekræfte vores telefonsamtale på dato vedrørende ___. "Beskriv så præcist, hvad der blev diskuteret ved at angive hvem der sagde hvad. Sørg for at du inkludere alle vigtige oplysninger, herunder hvem der er ansvarlig for handlingsobjektet, når det skal udfyldes, og eventuelle uforudsete forhold. Afslut brevet med" Please informer mig skriftligt så hurtigt som muligt, hvis noget beskrevet ovenfor er unøjagtigt. "Skriv derefter brevet.
Sørg for at lave og gemme en kopi af det underskrevne brev, og send det derefter. Hvis genstanden for brevet er kritisk, og du har grund til at tro, kan modtageren nægte at modtage brevet og derefter sende brevet via bekræftet mail. Hvis du har adressaten e-mail-adresse, er e-mail okay.
